Notion埋め込みの使い方｜外部資料を業務DBに安全に置く設計

Notionの埋め込みを使うと、Google Drive、PDF、動画、地図、フォーム、Figma、Loom、Miro、YouTubeなどの外部コンテンツをページ内に表示できます。

Notion公式ヘルプでは、/embed で外部コンテンツを埋め込めること、Google DriveのDocsやSheets、SlidesなどをNotionページに表示できること、PDFや動画などのメディアブロックを使えることが説明されています。

Notion公式ヘルプ：Embeds, bookmarks & link mentions

Notion公式ヘルプ：Intro to writing & editing

ただし、会社で使う場合、埋め込みは「便利な表示機能」ではなく、情報管理の境界線です。

• Notionページは見えているが、Google Drive側の権限で開けない
• NotionをWeb公開したら、埋め込んだ資料まで見せてよいか分からない
• PDFを差し替えたのに、古いリンクが残っている
• YouTube、フォーム、地図、Figmaが混ざり、どれが正式資料か分からない
• 外部サービスを解約したら、Notionページの埋め込みが壊れる
• ブックマーク、リンク、埋め込み、添付ファイルの使い分けが決まっていない
• 誰が更新し、誰が権限を確認するのか分からない

Notion埋め込みは、外部コンテンツをNotionに移す機能ではなく、外部資料をNotionの業務ページやDBから参照するための設計部品 です。

この記事では、Notion埋め込みの使い方を、Google Drive、PDF、動画、フォーム、埋め込み元の権限、外部公開時の注意、業務DBとの使い分け、埋め込み管理表まで整理します。

埋め込みでできること

Notionの埋め込みでは、外部サービスのコンテンツをNotionページ内に表示できます。

公式ヘルプでは、動画、音声、スライド、画像、コードリポジトリなどをNotionページに表示でき、Iframelyを通じて多くのドメインの埋め込みに対応していると説明されています。

使い方は、基本的には次の流れです。

手順	作業	確認すること
1	Notionページで新しい行を作る	置く場所が業務文脈に合っているか
2	+ メニューや /embed を使う	Embed、PDF、Video、Google Driveなどを選ぶ
3	URLや埋め込みリンクを貼る	Notion上で表示できるか
4	必要ならサイズを調整する	スマホや小さい画面でも読めるか
5	元ファイルの権限を確認する	閲覧者が開けるか、外部に見えてよいか
6	更新者と確認日を残す	古い埋め込みを放置しないか

埋め込めるものは多いですが、業務でよく使うのは次の種類です。

種類	例	Notion側で持つべき情報
Google Drive	Docs、Sheets、Slides	何の資料か、正式版か、更新者
PDF	提案書、マニュアル、規約	版数、公開範囲、差し替え日
動画	YouTube、Loom、Vimeo	要点、対象者、視聴確認
フォーム	Typeform、Tally、Google Forms	回答先、受付後の処理
地図	Google Maps	対象拠点、更新頻度
デザイン	Figma、Miro、Canva	レビュー状態、承認者
コードやデモ	GitHub Gist、CodePen、Streamlit	管理者、公開可否、停止時の対応

操作としては簡単です。

しかし、埋め込み先のNotionページが、社内用なのか、顧客共有用なのか、Web公開用なのかでリスクは変わります。

埋め込みは、本文の装飾ではなく、外部サービスとの接点として扱います。

ブックマーク・リンクメンション・添付との違い

Notionでは、URLを扱う方法が複数あります。

全部を埋め込みにすると、ページが重くなり、権限確認も面倒になります。

方法	見え方	向いている用途
埋め込み	ページ内に外部コンテンツを表示	その場で確認したい資料、動画、フォーム
ブックマーク	タイトルや説明付きのリンクカード	参照先を案内したいだけのURL
リンクメンション	本文中の小さなリンク	文脈の中で外部ページを示す
ファイル添付	Notion上にファイルを置く	原本をNotion側に保管したい資料
URLプロパティ	DBの列としてURLを管理	一覧管理、棚卸し、担当者管理

使い分けの基準は、次の通りです。

判断軸	埋め込みが向く	リンクやブックマークでよい
その場で見る必要	高い	低い
ページの表示速度	多少重くてもよい	軽くしたい
権限確認	事前にできる	相手が必要時に開けばよい
更新頻度	元資料の更新を見たい	最新版の場所だけ分かればよい
外部公開	見せてよい内容だけ	リンク先で制御する

たとえば、会議資料なら、議事録ページにGoogle Slidesを埋め込むとその場で確認しやすいです。

一方、参考記事や競合ページは、ブックマークやリンクメンションで十分なことが多いです。

PDFの原本をNotionに残したい場合は、外部リンクではなくファイル添付を検討します。

ただし、添付したファイルもNotionページの共有範囲に依存します。外部共有ページに置くなら、添付ファイル自体が外部に見えてよいかを確認します。

Google Driveを埋め込む

Google Driveの資料は、Notion埋め込みでよく使われます。

公式ヘルプでは、Notion内からGoogle Driveのファイルを検索して埋め込めること、URLを貼る方法やGoogle Driveをブラウズする方法が説明されています。

業務では、次のように使います。

資料	Notionに置く文脈
Google Docs	議事録、要件メモ、レビュー対象
Google Sheets	集計表、進捗表、予算表
Google Slides	提案資料、研修資料、説明会資料
Google Driveフォルダ	案件資料、共有ドライブの入口

Google Driveを埋め込む時の注意点は、Notion側とGoogle側の権限が別であることです。

確認項目	見ること
Notionページの閲覧者	誰がNotionページを見られるか
Driveファイルの閲覧者	その人がGoogle側でも開けるか
Driveファイルの編集者	誰が原本を直せるか
共有ドライブ	退職や担当変更でリンクが切れないか
外部共有	顧客やパートナーに見せてよいか
最終更新日	古い資料が残っていないか

Notionページを共有しても、Google Driveの権限がなければ相手はファイルを開けません。

逆に、Notionページを閉じても、Google Drive側で広く共有されていれば、資料自体は見られる可能性があります。

NotionにGoogle Driveを埋め込む時は、必ず「Notionページの権限」と「Driveファイルの権限」をセットで見ます。

PDFや動画を埋め込む

PDFや動画は、Notionページ内で見せやすいコンテンツです。

公式ヘルプでは、PDFはリンクを貼るかアップロードしてページ内に表示できること、VideoブロックではYouTubeやVimeoなどの動画を埋め込めることが説明されています。

ただし、PDFや動画は、置いた瞬間に「正式資料」に見えやすいです。

次の情報をNotion側に必ず残します。

項目	例
資料名	2026年6月版 営業資料
版数	v1.2、2026-06-07版
用途	顧客提案、社内研修、外部公開
所有者	営業企画、情シス、採用担当
更新期限	四半期ごと、制度改定時
公開範囲	社内、顧客共有可、Web公開可
差し替え方法	URL差し替え、ファイル更新、ページ更新

PDFは、更新されない静的資料として残りやすいです。

動画は、見れば分かると思われて、要点や手順がNotion本文に残らないことがあります。

どちらも、Notion側に説明文を置きます。

コンテンツ	Notion本文に書くこと
PDF	何の資料か、いつの版か、誰向けか
動画	3行要約、対象者、視聴後の行動
フォーム	何を入力するか、送信後に何が起きるか
地図	どの拠点か、集合場所や注意点

PDFや動画の詳しい運用は、個別記事でも分けて整理します。

NotionにYouTubeを埋め込む方法

埋め込み元の権限

埋め込みで最も大事なのは、元コンテンツの権限です。

Notionページに表示できていても、閲覧者全員に正しく見えるとは限りません。

公式ヘルプでは、ログインが必要な外部サイトの埋め込みは、Notionのデスクトップアプリやモバイルアプリで動作しない場合があると説明されています。

また、埋め込み表示のために、Iframelyや埋め込み先アプリが閲覧者のIPアドレスを受け取る場合があることも説明されています。

業務利用では、次のチェックをします。

チェック	確認する理由
埋め込み元の公開範囲	Notion閲覧者が実際に見られるか
ログイン要否	社外の人やモバイル利用者が見られるか
外部サービスの利用規約	顧客情報や社内資料を置いてよいか
IPアドレスや閲覧情報	外部サービスへ送られる情報を把握する
削除時の影響	元資料を消した時にNotion側が壊れないか
担当者退職時	個人アカウントの資料に依存していないか

Notionの権限だけ見ても不十分です。

埋め込みは、少なくとも次の3層で考えます。

層	管理するもの
埋め込み元	Google Drive、YouTube、Figmaなどの権限
Notionページ	ページ、子ページ、DB、コメントの権限
閲覧者	社内メンバー、外部ゲスト、Web閲覧者

特に、社外共有ページでは、埋め込み元が社外閲覧に対応しているかを実際に確認します。

自分のアカウントでは見えるが、相手には見えないという失敗がよく起きます。

外部公開時の注意

NotionページをWeb公開する場合、埋め込みの扱いはさらに慎重にします。

Notion公式の共有・権限ヘルプでは、ページの共有範囲や権限を設定できることが説明されています。

Notion公式ヘルプ：Sharing & permissions

Web公開ページに埋め込みを置く時は、次を確認します。

確認項目	見ること
公開ページの目的	採用、FAQ、イベント、資料案内など
埋め込み元の公開設定	誰でも見てよい資料か
子ページ	社内資料が下にぶら下がっていないか
DB内ページ	埋め込み管理DBや関連DBまで見えていないか
コメント	社内向けコメントが残っていないか
添付ファイル	外部に出せるファイルだけか
フォーム送信先	回答がどこへ行くか説明されているか
個人情報	メール、氏名、顧客名が不要に出ていないか

外部公開ページでは、便利さよりも説明責任を優先します。

たとえば、採用ページに会社説明資料を埋め込むなら、資料の版数、更新日、問い合わせ先を書きます。

イベントページにGoogle Mapsやフォームを埋め込むなら、会場、申込後の流れ、キャンセル時の連絡先を書きます。

顧客向け提案ページにPDFやスライドを埋め込むなら、閲覧範囲を顧客ごとに分けます。1つの公開ページに複数顧客の資料を混ぜない方が安全です。

業務DBとの使い分け

Notionに埋め込むべきものと、Notion DBに移すべきものは違います。

外部資料をすべて埋め込むと、Notionは資料置き場になります。

逆に、外部資料の中身をすべてNotion DBに移すと、二重管理になります。

判断基準は、次の通りです。

情報	Notionに埋め込む	Notion DBにする
提案書PDF	原本を見せたい	提案一覧、ステータス、担当者
Google Sheets	集計表を参照したい	案件進捗、担当、期限
YouTube動画	動画を再生したい	視聴確認、FAQ、更新期限
フォーム	入力画面を置きたい	回答管理、対応ステータス
Figma	デザインを見せたい	レビュー状況、承認、修正依頼
地図	位置を見せたい	拠点一覧、担当、連絡先

Notion DBに向いているのは、業務の状態を管理する情報です。

DB化する情報	理由
担当者	誰が対応するか分かる
期限	未対応や期限超過を見られる
ステータス	進行状況を一覧できる
公開範囲	社内、顧客、Web公開を分けられる
更新期限	古い資料を棚卸しできる
関連ページ	案件、顧客、FAQとつなげられる

外部ツールに残すべきなのは、外部ツールの方が強い情報です。

外部に残す情報	理由
スプレッドシートの複雑な集計	関数、ピボット、共有編集に向く
動画ファイル	再生、字幕、配信に向く
デザインデータ	FigmaやCanvaの編集機能に向く
フォーム入力画面	専用フォームの入力体験に向く
地図情報	地図サービスの表示に向く

Notionは、外部資料を集める場所ではなく、外部資料を業務の文脈に置く場所です。

埋め込み管理表を作る

埋め込みが増えるなら、管理表を作ります。

Notionページの中に埋め込みを置くだけでは、何がどこにあり、誰が管理しているか分からなくなります。

「埋め込み管理DB」を作るなら、次のプロパティが基本です。

プロパティ	型	目的
名称	タイトル	埋め込み対象の名前
種類	セレクト	Google Drive、PDF、動画、フォームなど
URL	URL	埋め込み元リンク
掲載ページ	リレーション	どのNotionページに置いているか
用途	セレクト	社内資料、顧客共有、Web公開
公開範囲	セレクト	社内、外部ゲスト、Web公開可
元資料の所有者	ユーザー、またはテキスト	外部資料を管理する人
Notion側責任者	ユーザー	ページ側を更新する人
最終確認日	日付	最後に表示と権限を確認した日
次回確認日	日付	棚卸し予定
状態	ステータス	有効、要確認、差し替え、廃止

ビューも用意します。

ビュー	フィルター
要確認	状態が要確認、または次回確認日が過去
Web公開	公開範囲がWeb公開可
顧客共有	用途が顧客共有
Drive資料	種類がGoogle Drive
廃止候補	状態が差し替え、廃止

埋め込み管理DBは、すべての小さなリンクに必要ではありません。

しかし、顧客共有、Web公開、社内ルール、研修資料、採用資料など、情報漏洩や古い情報の影響が大きい資料には有効です。

運用ルール

最後に、Notion埋め込みの運用ルールを決めます。

最低限、次のルールを置きます。

ルール	内容
外部公開前チェック	Notionページ、子ページ、DB、埋め込み元の権限を見る
元資料の責任者	Google Driveや動画の所有者を決める
Notion側の責任者	ページ本文、説明、リンクの管理者を決める
差し替え方法	URL変更、ファイル更新、ページ更新を分ける
棚卸し周期	月次、四半期、イベント終了後など
廃止処理	使わない埋め込みを削除し、関連ページも更新する

特に、外部共有ページでは、公開前に別アカウントで確認します。

自分の権限では見える資料も、顧客や採用候補者には見えないことがあります。

また、Web公開ページでは、見えてはいけない社内資料が埋め込まれていないかを確認します。

Notion埋め込みは、資料を一箇所に集める便利な方法です。

ただし、業務で使うなら、次の3つを分けます。

分けるもの	判断
表示	Notionページに埋め込むか
管理	Notion DBで担当、状態、期限を持つか
権限	埋め込み元とNotion側の共有範囲が合っているか

埋め込みを増やすほど、ページは便利になります。

同時に、壊れたリンク、古い資料、見えてはいけない資料も増えます。

だからこそ、Notion埋め込みは、貼る操作よりも、権限、更新責任、棚卸しの設計が重要です。