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無料・登録不要の車両管理表Excelテンプレート｜使い方とシステム化の判断基準
2026年4月21日
•約15分で読めます
小規模な車両管理向けのExcelテンプレートを配布。車両一覧、点検・保険期限一覧、利用履歴、整備履歴、月次コスト集計の使い方と、Excelで続けてよい条件・システム化すべき条件を解説します。
車両管理は、まずExcelで始めても大丈夫でしょうか。それとも最初から専用ツールを入れた方がいいですか。
営業車や社用車が少ないうちは、Excelで台帳を整えるのは悪くない。ただし、車検、保険、予約、利用履歴、整備、アルコールチェックまで広がると、Excelだけでは期限切れや記録漏れが起きやすくなるぞ。
車両管理表は、どの車両を、誰が使い、いつ車検や保険更新が必要で、どの程度コストがかかっているかを管理するための表です。
この記事では、すぐに使える車両管理表のExcelテンプレートと、その使い方を紹介します。あわせて、Excelのままでよい条件、システム化した方がよい条件、おすすめツール、標準ツールだけでは対応しきれないケースも整理します。
なお、このテンプレートは営業車や社用車の管理を想定した汎用版です。物流の配車や運行計画まで一体で見たい場合は、物流 配車表Excelテンプレート の方が近いです。
車両管理表Excelテンプレートを開く
まずは、こちらの車両管理表Excelテンプレートを開いて、中身を確認してみてください。
このテンプレートは、中身を確認しやすいようにGoogleスプレッドシート形式でも配布しています。Google Driveを開けない場合や、すぐExcelで使いたい場合は、次のファイルをダウンロードしてください。
無料・登録不要の車両管理表Excelテンプレートをダウンロードする
自社用にコピーして使う場合は、次のリンクから使えます。
無料・登録不要の車両管理表Excelテンプレートをコピーする
このテンプレートには、次のシートを入れています。
| シート | 用途 |
|---|---|
| ダッシュボード | 管理車両数、30日以内車検、30日以内保険更新、今月整備費、リース更新90日以内を確認する |
| 車両一覧 | 車検、保険、リース、担当者、状態、次回点検日を1行で管理する |
| 点検・保険期限一覧 | 車検、保険、次回点検日の期限を優先順で確認する |
| 利用履歴 | 利用者、走行距離、給油費、ETC代を記録する |
| 整備履歴 | 整備区分、整備工場、費用、次回点検日、状況を記録する |
| 担当者マスタ | 主担当、管理責任者、連絡先、免許証満了日を管理する |
| 月次コスト集計 | 月ごとの給油費、ETC代、整備費、固定費を確認する |
| 使い方 | 入力順と、Excelで続ける条件・仕組みに寄せる条件を確認する |
このExcelは、営業車や社用車の管理を整理するためのたたき台 です。
車両管理では、車両台数を並べるだけでは足りません。いつ車検が切れるか、保険更新が近いか、誰が使っているか、整備費が増えていないかまで見える状態にすることが大事です。
まずは、車両IDをどう付けるか、期限の正本を何にするか、利用履歴を誰が更新するか を決めるところから始めましょう。
車両管理表Excelテンプレートの使い方
使い方は、次の順番です。
1. 担当者マスタを整える
最初に、担当者マスタを登録します。
このテンプレートでは、次の項目を管理します。
- 担当者ID
- 部門
- 担当者名
- 役割
- 連絡先
- 免許証満了日
車両管理では、車両そのものだけでなく、誰が責任を持つかも重要です。車検や保険だけ管理しても、担当者や管理責任者が曖昧だと更新漏れが起きやすくなります。
2. 車両一覧に車両単位で登録する
車両一覧では、車両ごとに1行で管理します。
- 車両ID
- 車両名
- ナンバー
- 車種
- 所有区分
- 所属部門
- 担当者ID
- 担当者
- 初度登録日
- 車検満了日
- 任意保険満了日
- リース満了日
- 月額固定費
- 累計走行距離km
- 状態
- 駐車場所
- 次回点検日
- 点検期限まで日数
- 保険期限まで日数
- 更新優先判定
- メモ
担当者、点検期限まで日数、保険期限まで日数、更新優先判定は自動計算します。
車両管理で大事なのは、車検と保険だけを別々に持たないことです。車両単位で、期限、コスト、状態、担当者が一緒に見えるようにしておくと判断しやすくなります。
車両管理表は、車両を並べる表ではなく、期限と責任を止めないための表 です。
3. 利用履歴で走行と費用を残す
利用履歴では、日ごとの利用を記録します。
- 利用ID
- 日付
- 車両ID
- 車両名
- 利用者
- 出発地
- 目的地
- 走行距離km
- 給油量L
- 給油金額
- ETC代
- 事故・違反
- 備考
見たいのは、どの車を誰が使ったか と どれだけ走ったか です。
車両一覧だけだと、今どの車がよく使われているか、給油費が偏っていないか、どの車が高頻度で使われているかが分かりにくくなります。利用履歴を分けておくと、走行距離や費用の傾向を見やすくなります。
利用者は車両一覧に入れておけば十分ではないですか。
その日の利用実績と、恒常的な担当者は別物じゃ。車両一覧は責任者を見る表、利用履歴は誰がいつ使ったかを見る表として分けた方が運用しやすいぞ。
4. 整備履歴で点検と修理を追う
整備履歴では、次の項目を管理します。
- 整備ID
- 車両ID
- 車両名
- 実施日
- 整備区分
- 整備工場
- 金額
- 次回点検日
- 状況
- 備考
整備履歴を残しておくと、どの車両に、いつ、いくらかけたかが分かります。車両一覧だけを更新していると、修理が増えている車両や、点検間隔が詰まっている車両を見落としやすくなります。
見たいのは、整備待ちの車両 と 更新検討が必要な車両 です。
5. 点検・保険期限一覧とダッシュボードで優先順位を付ける
点検・保険期限一覧では、次の状態を確認します。
- 車検満了日
- 任意保険満了日
- 次回点検日
- 状態
- 点検期限まで日数
- 保険期限まで日数
- 更新優先判定
特に見たいのは、30日以内車検、30日以内保険更新、リース更新90日以内 です。
ダッシュボードでは、管理車両数、30日以内車検、30日以内保険更新、今月整備費、優先確認車両、月別コスト、状態別台数をまとめて確認できます。
車両管理表テンプレートを開いてからダウンロードするメリット
車両管理表のテンプレートは、ダウンロードしてから開くより、先に中身を確認できた方が使いやすいです。
この配布形式では、テンプレートを開いた後にExcel形式でダウンロードできます。
| メリット | 内容 |
|---|---|
| 中身を確認してから使える | ダウンロード前にシート構成や計算式を見られる |
| コピーして試せる | 自社用のテンプレートとして複製して編集できる |
| Excel形式で使える | 開いた後にExcel形式でダウンロードできる |
| 使う前に判断できる | 車両一覧、期限一覧、利用履歴、整備履歴の見え方を確認できる |
車両予約、位置情報、アルコールチェック、事故対応、複数拠点管理まで広がると、Excelテンプレートだけでは運用が苦しくなります。
テンプレートは、車両管理で持つべき列と流れを整理するための入口 です。
車両管理表をExcelのままでよい条件
車両管理表は、必ずしもすぐにシステム化する必要はありません。
次の条件に当てはまるなら、まずはExcelで十分なケースもあります。
| 条件 | 理由 |
|---|---|
| 車両台数が少ない | 一覧で期限と担当者を追いやすい |
| 営業車中心で利用ルールが単純 | 配車や複雑な予約管理が不要 |
| 点検、保険更新の担当者が固定 | 責任者がぶれにくい |
| 拠点数が少ない | 駐車場所や利用状況が把握しやすい |
| 利用履歴の件数が多くない | 給油費や走行距離を目視で追いやすい |
| 管理項目を固める段階 | 列やステータスを試しやすい |
Excelの強みは、期限の持ち方やコストの集計軸をすぐに変えられることです。
まだ車検、保険、リースのどれを優先で見るかを調整している段階なら、いきなりシステムに合わせるより、Excelで運用ルールを固める方が進めやすいです。
営業車中心で台数が少なく、期限管理と担当者が単純なら、まずExcelで車両管理ルールを固める のが現実的です。
車両管理表をExcelからシステム化した方がよい条件
一方で、次の状態になっているなら、Excelのまま続けるのは危険です。
| 条件 | 起きやすい問題 |
|---|---|
| 複数拠点で別々に車両台帳を持っている | どれが最新か分からなくなる |
| 車両予約を口頭やチャットで回している | 二重予約や空き車両の見落としが起きる |
| 車検、保険、免許更新を手作業で追っている | 期限切れや更新漏れが起きる |
| アルコールチェックや日常点検も残したい | 台帳と法令対応記録が分断される |
| 事故、修理、代車対応を別表で管理している | 対応履歴が分散する |
| 位置情報や稼働率も見たい | Excelではリアルタイム把握が難しい |
特に、車両管理が台帳だけでなく、予約、動態管理、安全運転管理、法令対応まで広がるほど、Excelは補助表になりやすいです。
車両を登録して、利用して、整備して、更新判断する。この流れをExcelだけでつなぐと、どこかでメール、チャット、紙記録、別台帳に情報が分散しやすくなります。
車両管理表が、期限管理、利用調整、法令対応、事故対応の起点になっているなら、システム化を検討する段階 です。
配車や物流寄りの運用まで見たい場合は、こちらの記事も参考になります。
脱Excel全体の進め方を先に押さえたい場合は、こちらも参考になります。
システム移行前の項目整理や権限設計を考える場合は、こちらの記事で整理しています。
車両管理表をシステム化する場合のおすすめツール3つ
ここでは、2026年4月21日時点で、車両管理表のExcel運用から次に進むときに候補にしやすいツールを3つ紹介します。
1. Cariot
Cariotは、位置情報の取得、運転日報の自動作成、アルコールチェック、車両管理台帳のデジタル化までまとめて扱いやすい車両管理サービスです。
公式サイトでは、車両に関する課題解決として、運転日報の自動作成、アルコールチェック、モバイルアプリでの車両点検、車両予約、営業車・フィールドサービス車両向けの活用が紹介されています。
向いているのは、次のようなケースです。
- 営業車やフィールドサービス車両の利用実績を自動で残したい
- アルコールチェックや日常点検も一緒に管理したい
- 車両台帳と走行データを分けずに見たい
- 位置情報や作業状況も把握したい
車両台帳だけでなく、日々の運用記録や安全運転管理までまとめたい会社で検討しやすいです。
2. SmartDrive Fleet
SmartDrive Fleetは、リアルタイム位置情報、走行履歴、運転日報・月報、車両予約、リマインダー機能をまとめて扱えるクラウド型車両管理システムです。
公式サイトでは、走行データの自動収集、リアルタイム位置情報、運転日報・月報、車両予約、動産情報や免許情報の更新管理を行うリマインダー機能が紹介されています。
向いているのは、次のようなケースです。
- 車両台帳に加えて予約管理も必要
- 複数拠点の車両状況をまとめて把握したい
- 免許証や各種期限の更新管理を漏らしたくない
- コストと稼働状況をあわせて見たい
期限管理だけでなく、位置情報、予約、稼働分析まで広げたい場合に検討しやすいです。
3. kintone
kintoneは、車両管理の項目や通知条件、事故・整備フローを自社ルールに合わせて作り込みやすいツールです。
公式の連携サービスでは、車両台帳、車検や点検時期、リース期間、事故・整備履歴、年間整備計画、アラート通知、スマホ入力、CSVやAPI連携が紹介されています。
向いているのは、次のようなケースです。
- 自社の車両台帳項目や通知条件に合わせたい
- 整備、事故、代車、社内申請をひとつにつなげたい
- 他システムとの連携前提で管理したい
- 部門や用途ごとに権限や画面を分けたい
ここで紹介しているのは kintone 単体というより、車両台帳パッケージや個別構築まで含めた使い方です。既製の車両管理サービスでは業務に合わない場合に検討しやすいです。
標準ツールだけでは対応しきれないケース
車両管理ツールを入れても、次のような要件があると、そのままでは合わないことがあります。
| ケース | なぜ難しいか |
|---|---|
| 営業車、工事車両、レンタカー、マイカー利用が混在している | 標準の車両台帳だけでは運用差を吸収しにくい |
| 事故対応、保険請求、修理、代車手配を一連で管理したい | 周辺業務まで設計しないと分断される |
| 車両予約を案件、配車、現場スケジュールと連携したい | 車両管理だけでは完結しない |
| アルコールチェック、日常点検、動態管理、労務管理をつなげたい | 標準機能の範囲を超えやすい |
| 経費、リース契約、固定資産、保険契約を会計とつなげたい | データの正本と連携タイミングを設計する必要がある |
この場合は、単にツールを選ぶだけではなく、車両管理の設計そのものを整理する必要があります。
たとえば、どの期限を正本にするか、利用履歴を誰が更新するか、事故対応をどこで持つか、予約と配車を分けるかを先に決めます。そのうえで、標準機能で足りる部分と、個別設計で補う部分を切り分けると失敗しにくくなります。
車両管理のシステム化は、ツール導入より先に、期限、担当者、利用記録、事故対応、関連システムのつながりを整理することが大事 です。
車両管理のシステム化はどこから始めるか
車両管理をシステム化するときは、いきなり全運用を移す必要はありません。
まずは、次の順番で整理すると進めやすいです。
| 順番 | やること |
|---|---|
| 1 | 現在の車両管理表の列を棚卸しする |
| 2 | 車両一覧、期限一覧、利用履歴、整備履歴の役割を分ける |
| 3 | 車両ID、担当者ID、整備IDなどのキーを決める |
| 4 | 車検、保険、リース、次回点検の定義をそろえる |
| 5 | 標準ツールで足りる部分と、個別設計が必要な部分を分ける |
特に大事なのは、車検や保険の期限だけを別々に追わないことです。
車両管理は、期限を見るだけでなく、誰が使い、どの費用がかかり、どの状態で、次に何をするかまでつながっています。どこで最新情報を確定するのかを整理してから移行しましょう。
ビットライトでは、Excelで動いている車両管理を、どこまでExcelで残し、どこからシステム化するかの整理から相談できます。
まとめ
車両管理表は、営業車や社用車が少ないうちはExcelでも始められます。
ただし、車検、保険、利用履歴、整備、予約、法令対応までつながる段階になると、Excelだけでは抜け漏れが出やすくなります。
まずはテンプレートで、車両ID、担当者ID、車検満了日、保険満了日、次回点検日をそろえてみてください。そのうえで、車両台数、期限漏れの有無、予約や安全運転管理の必要性を見ながら、Excelで続けるか、システム化するかを判断しましょう。
著者
千葉県出身。10歳の頃からプログラミングを始め、ゲーム、Webサイト、ロボット、スマホアプリなどを制作。大阪大学基礎工学部情報科学科で情報工学と統計学を学び、大学時代はAIを研究。大学在学中にWeb広告代理店でのインターンや人材系Webサービスの立ち上げを経験し、卒業後はフリーランスエンジニアとしてGISシステム、データ基盤構築、Webシステムの開発に従事。10年以上のWebアプリ開発・データ分析経験を基に、2023年9月に株式会社ビットライトを設立し、現場業務の仕組み化からデータ基盤構築、データ活用支援までを一気通貫で支援。
