無料・登録不要の備品管理表Excelテンプレート｜使い方とシステム化の判断基準

備品管理表は、どの備品を、どこに保管し、誰が使い、いつ棚卸しし、いつ廃棄するかを管理するための表です。

この記事では、すぐに使える備品管理表のExcelテンプレートと、その使い方を紹介します。あわせて、Excelのままでよい条件、システム化した方がよい条件、おすすめツール、標準ツールだけでは対応しきれないケースも整理します。

備品管理表Excelテンプレートを開く

まずは、こちらの備品管理表Excelテンプレートを開いて、中身を確認してみてください。

無料・登録不要の備品管理表Excelテンプレートを開く

このテンプレートは、中身を確認しやすいようにGoogleスプレッドシート形式でも配布しています。Google Driveを開けない場合や、すぐExcelで使いたい場合は、次のファイルをダウンロードしてください。

無料・登録不要の備品管理表Excelテンプレートをダウンロードする

自社用にコピーして使う場合は、次のリンクから使えます。

無料・登録不要の備品管理表Excelテンプレートをコピーする

このテンプレートには、次のシートを入れています。

シート	用途
ダッシュボード	登録備品数、貸出中備品、今月購入金額、棚卸予定、廃棄予定を確認する
備品一覧	備品ID、所在、状態、使用者、棚卸予定日、廃棄予定日を管理する
貸出台帳	貸出日、返却予定日、返却日、利用者、返却遅延を管理する
購入履歴	購入日、仕入先、数量、単価、購入区分、金額を管理する
廃棄予定	廃棄予定日、取得金額、保管場所、管理者、廃棄判定を確認する
保管場所マスタ	保管場所ID、管理部門、責任者、棚卸頻度を管理する
使い方	テンプレートの使い方と判断基準を確認する

このExcelは、小規模な備品管理の流れを整理するためのたたき台 です。

備品管理では、物を買った時点で終わりではありません。どこにあるか、誰が持ち出しているか、次にいつ棚卸しするか、廃棄予定かまで追える状態にすることが大事です。

まずは、備品IDをどう付けるか、保管場所をどう切るか、貸出や返却を誰が更新するか を決めるところから始めましょう。

備品管理表Excelテンプレートの使い方

使い方は、次の順番です。

1. 保管場所マスタを整える

最初に、保管場所マスタを登録します。

保管場所マスタでは、次の項目を管理します。

• 保管場所ID
• 保管場所
• 管理部門
• 管理責任者
• 棚卸頻度
• 備考

保管場所名を毎回手入力すると、表記ゆれや所在不明が起きます。先に保管場所IDと責任者を決め、備品一覧では同じIDを使うようにしてください。

棚卸頻度を保管場所ごとに持っておくと、会議室備品、貸出機器、倉庫在庫などの確認ペースを分けやすくなります。

2. 備品一覧に備品ID単位で登録する

備品一覧では、備品IDごとに1行で管理します。

• 備品ID
• 備品名
• カテゴリ
• 型番
• 管理番号
• 保管場所ID
• 取得日
• 取得金額
• 状態
• 使用者
• 次回棚卸予定日
• 廃棄予定日
• メモ

保管場所、管理者、廃棄判定は自動参照にしています。

管理番号やシリアルだけを残しても、現場では使いづらいことがあります。備品名、カテゴリ、状態、使用者まで同じ行で見えるようにしておくと、所在確認と棚卸がかなり楽になります。

備品管理表は、買った物を並べる表ではなく、所在と状態を止めないための表 です。

3. 貸出台帳で返却遅延を追う

貸出台帳では、貸出ごとに1行で記録します。

• 貸出No
• 備品ID
• 貸出日
• 返却予定日
• 返却日
• 利用者
• 部門
• 状況
• 備考

状況は、返却日と返却予定日から自動判定します。

見たいのは、貸出中の備品 と 返却遅延の備品 です。

貸出中のまま返却日が空欄で残ると、備品一覧の状態だけでは実態が追えなくなります。貸出台帳は、誰が、いつから、いつまで使う予定なのかを残すためのシートとして使ってください。

4. 購入履歴と廃棄予定で入替の流れを残す

購入履歴では、次の項目を管理します。

• 購入No
• 備品ID
• 購入日
• 仕入先
• 数量
• 単価
• 金額
• 購入区分
• 備考

購入履歴を残しておくと、どの備品をいつ、どこから、いくらで買ったかが分かります。購入履歴がないまま備品一覧だけを更新すると、入替や増設の判断がしづらくなります。

廃棄予定では、次の状態を確認します。

• 廃棄予定日
• 取得金額
• 保管場所
• 管理者
• 廃棄判定

見たいのは、30日以内に廃棄予定の備品 と 修理中のまま長く止まっている備品 です。

5. ダッシュボードで棚卸予定と廃棄予定を先に処理する

ダッシュボードでは、次の数字を確認できます。

• 登録備品数
• 貸出中備品
• 今月購入金額
• 30日以内棚卸
• 廃棄予定件数
• 要確認の備品
• 月別購入金額
• 状態別件数

特に見たいのは、30日以内棚卸、貸出中備品、廃棄予定件数 です。

備品管理は、一覧表を作って終わりではありません。棚卸予定が近い備品、返却が遅れている備品、廃棄判断が必要な備品から先に処理して、状態を更新し続けることが大事です。

備品管理表テンプレートを開いてからダウンロードするメリット

備品管理表のテンプレートは、ダウンロードしてから開くより、先に中身を確認できた方が使いやすいです。

この配布形式では、テンプレートを開いた後にExcel形式でダウンロードできます。

メリット	内容
中身を確認してから使える	ダウンロード前にシート構成や計算式を見られる
コピーして試せる	自社用のテンプレートとして複製して編集できる
Excel形式で使える	開いた後にExcel形式でダウンロードできる
使う前に判断できる	備品一覧、貸出台帳、廃棄予定の見え方を確認できる

貸出、棚卸、廃棄、固定資産、IT資産がつながり始めると、Excelテンプレートだけでは運用が苦しくなります。

テンプレートは、備品管理の項目と流れを整理するための入口 です。

備品管理表をExcelのままでよい条件

備品管理表は、必ずしもすぐにシステム化する必要はありません。

次の条件に当てはまるなら、まずはExcelで十分なケースもあります。

条件	理由
備品数が少ない	一覧で所在と状態を追いやすい
管理部門が少人数	更新ルールをそろえやすい
貸出件数が多くない	返却遅延を目視でも追いやすい
棚卸頻度が低く、拠点数も少ない	現地確認の負荷が膨らみにくい
固定資産やIT資産と切り分けて管理できている	台帳の役割が複雑になりにくい
管理項目を固める段階	列やステータスを試しやすい

Excelの強みは、列や集計軸をすぐに変えられることです。

まだ備品IDのルールが固まっていない、貸出管理が本当に必要かを試している、棚卸頻度を調整している。こうした段階では、いきなりシステムに合わせるより、Excelで運用ルールを整える方が進めやすいです。

備品数が少なく、拠点や貸出ルールが単純なら、まずExcelで備品管理ルールを固める のが現実的です。

備品管理表をExcelからシステム化した方がよい条件

一方で、次の状態になっているなら、Excelのまま続けるのは危険です。

条件	起きやすい問題
拠点ごとに別の台帳を持っている	どれが最新か分からなくなる
貸出と返却をメールや口頭で回している	所在不明や返却漏れが起きる
棚卸結果を部門ごとに集計し直している	集約と転記に時間がかかる
固定資産、少額備品、IT機器が混在している	管理責任と更新ルールが崩れる
入退社や異動のたびに使用者変更が発生する	利用者情報の更新漏れが起きる
ラベル、バーコード、RFIDを使いたい	Excelだけでは現物確認が追いつかない

特に、備品管理が貸出、棚卸、廃棄、固定資産、情シス管理まで広がるほど、Excel台帳は補助表になりやすいです。

購入して、保管して、貸し出して、棚卸して、廃棄する。この流れをExcelだけでつなぐと、どこかでメール、口頭、別表、共有フォルダに情報が分散しやすくなります。

最初は回っていても、備品数や拠点数が増えるほど、所在不明、棚卸漏れ、返却漏れ、廃棄漏れが起きやすくなります。

備品管理表が、貸出・棚卸・廃棄・資産管理の起点になっているなら、システム化を検討する段階 です。

発注や在庫までつなげて見たい場合は、こちらのテンプレートも使えます。

発注管理表Excelテンプレート

在庫管理表Excelテンプレート

脱Excel全体の進め方を先に押さえたい場合は、こちらも参考になります。

脱Excelの進め方ガイド

システム移行前の項目整理や権限設計を考える場合は、こちらの記事で整理しています。

kintoneに移行する前に整理すべきこと

備品管理表をシステム化する場合のおすすめツール3つ

ここでは、2026年4月21日時点で、備品管理表のExcel運用から次に進むときに候補にしやすいツールを3つ紹介します。

1. Convi.BASE

Convi.BASE

Convi.BASEは、物品台帳と現物をラベルでひも付けて、貸出、移動、棚卸まで回しやすい物品管理クラウドです。

公式サイトでは、管理ラベルの発行、スマホアプリでの単品スキャン、移動管理による一括ステータス更新、棚卸機能、入出庫登録、会計システムやIT資産管理システムとのデータ連携が紹介されています。

向いているのは、次のようなケースです。

• 備品と現物をラベルでひも付けたい
• 棚卸をスマホやハンディ端末で回したい
• 拠点間移動や貸出返却を台帳と一緒に管理したい
• Excel台帳と現物確認のずれを減らしたい

現物管理の精度を上げたい会社や、貸出や棚卸の件数が増えてきた会社で検討しやすいです。

2. Assetment Neo

Assetment Neo for 経理

Assetment Neoは、固定資産や備品の棚卸、移動、廃棄管理を支援する物品管理システムです。

公式サイトでは、バーコード、QRコード、RFID、スマホ棚卸、棚卸進捗一覧、棚卸完了申請のワークフロー、廃棄管理、既存の固定資産管理システムとのCSV連携が紹介されています。

向いているのは、次のようなケースです。

• 備品と固定資産を近い運用で管理したい
• 棚卸結果の取りまとめを自動化したい
• 廃棄や組織変更の履歴も残したい
• 経理や総務と現場の責任分界を明確にしたい

Excelの棚卸表と固定資産台帳が分かれていて、突合作業が重くなっている会社で検討しやすいです。

3. kintone

kintone

kintoneは、ノーコードで業務アプリを作り、自社の備品管理フローに合わせて運用を組みやすいツールです。

公式サイトでは、必要な情報を統一フォーマットで一元管理できること、データにひも付いたコミュニケーション、プロセス管理、細かな権限制御、用途に応じたアプリ追加が紹介されています。

向いているのは、次のようなケースです。

• 自社独自の備品台帳と貸出フローを作りたい
• 総務、情シス、各部門で見える範囲を分けたい
• 備品管理と申請、承認、点検、入退社対応をつなげたい
• まずは小さく始めて、あとで項目やアプリを増やしたい

既製の備品管理ツールだけでは業務に合わず、周辺業務も含めて自社仕様で組みたい場合に検討しやすいです。

標準ツールだけでは対応しきれないケース

備品管理ツールを入れても、次のような要件があると、そのままでは合わないことがあります。

ケース	なぜ難しいか
備品カテゴリごとに貸出、点検、廃棄の流れが大きく違う	標準ワークフローだけでは表現しにくい
固定資産、少額備品、IT資産、消耗品を同じ正本で持ちたい	管理単位や更新責任がずれやすい
人事、会計、MDM、ID管理など外部システムと連携したい	どのシステムを正本にするか設計が必要になる
QRコード、RFID、フロア図、写真記録まで運用したい	現場運用と台帳設計を一緒に考える必要がある
拠点ごとに承認権限や棚卸責任者が細かく異なる	権限設計を先に固めないと運用が崩れる

この場合は、単にツールを選ぶだけではなく、備品管理の設計そのものを整理する必要があります。

たとえば、どの備品を台帳対象にするか、備品IDをどこで採番するか、貸出と返却を誰が更新するか、棚卸結果をどこで確定するかを先に決めます。そのうえで、標準ツールで足りる部分と、個別設計で補う部分を切り分けると失敗しにくくなります。

備品管理のシステム化は、ツール導入より先に、管理対象、正本、棚卸、権限ルールを整理することが大事 です。

備品管理のシステム化はどこから始めるか

備品管理をシステム化するときは、いきなり全業務を移す必要はありません。

まずは、次の順番で整理すると進めやすいです。

順番	やること
1	現在の備品台帳の列を棚卸しする
2	備品一覧、貸出台帳、購入履歴、廃棄予定の役割を分ける
3	備品ID、保管場所ID、管理番号などのキーを決める
4	状態、貸出、返却、廃棄の更新ルールをそろえる
5	標準ツールで足りる部分と、個別設計が必要な部分を分ける

特に大事なのは、備品管理を単なる持ち物リストにしないことです。

備品管理は、保有している物の一覧だけでなく、貸出、棚卸、廃棄、入替、関連部署への引き継ぎまでつながっています。どこで備品情報を確定し、どこから固定資産管理や情シス管理へ渡すのかを整理してから移行しましょう。

ビットライトでは、Excelで動いている備品管理を、どこまでExcelで残し、どこからシステム化するかの整理から相談できます。

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まとめ

備品管理表は、備品数や関係者が少ないうちはExcelでも始められます。

ただし、貸出、棚卸、廃棄、固定資産、IT資産までつながる段階になると、Excelだけでは所在不明や更新漏れが出やすくなります。

まずはテンプレートで、備品ID、保管場所、状態、使用者、棚卸予定日、廃棄予定日をそろえてみてください。そのうえで、備品数、拠点数、棚卸負荷、返却漏れの有無を見ながら、Excelで続けるか、システム化するかを判断しましょう。

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