無料・登録不要の入金管理表Excelテンプレート｜使い方とシステム化の判断基準

入金管理表は、請求した金額に対して、いつ、いくら入金され、どの請求に消し込んだかを管理するための表です。

この記事では、すぐに使える入金管理表のExcelテンプレートと、その使い方を紹介します。あわせて、Excelのままでよい条件、システム化した方がよい条件、おすすめツール、ツールだけでは対応しきれないケースも整理します。

入金管理表Excelテンプレートを開く

まずは、こちらの入金管理表Excelテンプレートを開いて、中身を確認してみてください。

無料・登録不要の入金管理表Excelテンプレートを開く

このテンプレートは、中身を確認しやすいようにGoogleスプレッドシート形式でも配布しています。Google Driveを開けない場合や、すぐExcelで使いたい場合は、次のファイルをダウンロードしてください。

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自社用にコピーして使う場合は、次のリンクから使えます。

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このテンプレートには、次のシートを入れています。

シート	用途
ダッシュボード	入金予定額、入金済額、未入金額、期限超過、消込待ちを確認する
入金管理	入金日、入金額、振込名義、消込状況、差異理由を記録する
入金予定	請求Noごとの入金予定日、予定額、支払条件、期日判定を管理する
請求照合	請求額、入金済額、未入金額、差異理由を照合する
未入金一覧	支払期日を過ぎた請求、未入金金額、対応状況を確認する
督促管理	督促日、督促方法、回答、次回対応日、担当者を記録する
顧客マスタ	顧客ID、顧客名、支払条件、入金名義、担当者を管理する
月次集計	月別の請求額、入金額、未入金額、消込率を確認する
使い方	テンプレートの使い方と判断基準を確認する

このExcelは、小規模な入金管理を整理するためのたたき台 です。

入金管理では、入金額だけを見ても十分ではありません。請求額に対して、予定どおり入金されたのか、どの請求に紐づくのか、差額がある場合に理由を説明できるかが大事です。

まずは、請求Noと入金Noをどう付けるか、入金予定をいつ確定するか、誰が消込を確認するか を決めるところから始めましょう。

入金管理表Excelテンプレートの使い方

使い方は、次の順番です。

1. 顧客マスタを整える

最初に、顧客マスタを登録します。

顧客マスタでは、次の項目を管理します。

• 顧客ID
• 顧客名
• 区分
• 支払条件
• 主な振込名義
• 入金確認担当
• メール
• 電話

特に大事なのは、顧客ID と 主な振込名義 です。

請求先名と振込名義が同じとは限りません。法人名、店舗名、屋号、代表者名、グループ会社名など、実際の入金名義を顧客マスタに残しておくと、入金消込の判断がしやすくなります。

2. 入金予定に請求Noを登録する

入金予定では、請求ごとの入金予定を1行で管理します。

• 請求No
• 顧客ID
• 件名
• 請求日
• 入金予定日
• 請求額
• 入金条件
• 請求書URL
• 関連案件

期日判定、入金済額、未入金額は自動計算にしています。

入金予定を作るときは、請求日ではなく、実際にいつ入金される予定か を見ます。月末締め翌月末払い、20日締め翌月10日払い、前金、分割入金など、顧客ごとの条件を入金予定日へ反映してください。

入金管理表は、入金済みを記録するだけでなく、入金されるはずの日を先に見えるようにする表 です。

3. 入金管理に実入金を記録する

入金管理では、銀行口座や決済サービスで入金を確認したタイミングで記録します。

• 入金No
• 入金日
• 顧客ID
• 請求No
• 入金額
• 振込名義
• 入金口座
• 消込状況
• 差異理由
• メモ

入金額が請求額と一致する場合は、消込状況を「消込済」にします。金額が不足している場合は「一部消込」、どの請求に対する入金か判断できない場合は「要確認」とします。

1つの請求に対して分割入金がある場合は、同じ請求Noで入金行を複数作ります。逆に、複数の請求がまとめて入金された場合は、入金管理に同じ入金Noを使い、請求Noごとに行を分けると後から追いやすくなります。

4. 請求照合で差異を確認する

請求照合では、請求Noごとに次の状態を確認します。

• 請求額
• 入金済額
• 未入金額
• 入金回数
• 最終入金日
• 消込状況
• 差異理由

見たいのは、未入金額が残っている請求 と 差異理由が空欄の請求 です。

入金差異には、たとえば次のような理由があります。

差異理由	例
振込手数料差引	顧客が振込手数料を差し引いて入金した
分割入金	請求額の一部だけ先に入金された
相殺	返金、値引き、別取引との相殺があった
過入金	請求額より多く入金された
誤入金	別顧客や別請求の入金だった

差異があるのに理由が空欄のままだと、月末に説明できなくなります。金額の一致だけでなく、なぜ差異があるのかを残しましょう。

5. 未入金一覧と督促管理を見る

未入金一覧では、支払期日を過ぎた請求を確認します。

督促管理では、未入金に対して行った対応を記録します。

• 督促日
• 顧客ID
• 請求No
• 督促方法
• 対応結果
• 次回対応日
• 担当者
• メモ

未入金の確認で大事なのは、誰が、いつ、どの方法で確認したか を残すことです。

電話で確認した、メールを送った、営業担当に確認依頼した、先方から支払予定日を聞いた。こうした対応履歴が残っていないと、同じ顧客に重複して連絡したり、逆に誰も連絡していなかったりします。

ダッシュボードでは、次の数字を確認できます。

• 入金予定額
• 入金済額
• 未入金額
• 期限超過
• 消込待ち
• 今月入金額
• 消込率

週1回は未入金一覧と督促管理を見て、支払期日を過ぎた請求に次の対応日を入れておきましょう。

入金管理表テンプレートを開いてからダウンロードするメリット

入金管理表のテンプレートは、ダウンロードしてから開くより、先に中身を確認できた方が使いやすいです。

この配布形式では、テンプレートを開いた後にExcel形式でダウンロードできます。

メリット	内容
中身を確認してから使える	ダウンロード前にシート構成や計算式を見られる
コピーして試せる	自社用のテンプレートとして複製して編集できる
Excel形式で使える	開いた後にExcel形式でダウンロードできる
使う前に判断できる	入金予定、実入金、請求照合、未入金、督促の構成を確認できる

入金件数が増える、銀行口座が複数ある、振込名義がばらつく、分割入金や相殺が増える、といった状態になると、Excelテンプレートだけでは運用が苦しくなります。

テンプレートは、入金管理の項目と流れを整理するための入口 です。

入金管理表をExcelのままでよい条件

入金管理表は、必ずしもすぐにシステム化する必要はありません。

次の条件に当てはまるなら、まずはExcelで十分なケースもあります。

条件	理由
入金件数が少ない	一覧で消込状況を追いやすい
入金口座が少ない	銀行明細との照合が複雑になりにくい
請求額と入金額がほぼ一致する	消込判断が単純で済む
分割入金や相殺が少ない	差異理由を追いやすい
入金確認の担当者が少ない	更新ルールを統一しやすい
管理項目を固める段階	列やステータスを試しやすい

Excelの強みは、列やシートをすぐに変えられることです。

まだ入金ステータスの置き方が固まっていない、督促のタイミングを試している、振込名義の表記ゆれを整理している。こうした段階では、いきなりシステムに合わせるより、Excelで運用ルールを整える方が進めやすいです。

入金件数が少なく、請求額と入金額が素直に一致するなら、まずExcelで入金ルールを固める のが現実的です。

入金管理表をExcelからシステム化した方がよい条件

一方で、次の状態になっているなら、Excelのまま続けるのは危険です。

条件	起きやすい問題
入金件数が増えている	銀行明細との照合に時間がかかる
複数口座や複数決済手段がある	入金データの取り込み漏れや重複が起きる
振込名義と顧客名が一致しない	どの請求に対する入金か判断しにくい
分割入金、合算入金、相殺が多い	請求Noと入金の紐づけが崩れやすい
未入金の督促を複数人で行っている	対応履歴や次回対応日が分からなくなる
会計ソフトへの仕訳反映も同じ表を見ている	仕訳漏れや二重入力が起きやすい

特に、入金管理が請求書発行、銀行明細、会計、営業担当への督促依頼とつながり始めたら注意が必要です。

請求書を発行し、入金予定を作り、銀行明細を確認し、請求Noへ消し込み、未入金を督促し、会計へ反映する。この流れをExcelだけでつなぐと、どこかで転記や目視確認が発生します。

最初は何とか回っていても、件数が増えるほど、消込漏れ、未入金の見落とし、督促の重複、仕訳漏れが起きやすくなります。

入金管理表が回収状況や会計処理の判断材料になっているなら、システム化を検討する段階 です。

請求管理とあわせて整理したい場合は、こちらのテンプレートも使えます。

請求管理表Excelテンプレート

見積から請求までの流れを整理したい場合は、こちらも使えます。

見積管理表Excelテンプレート

発注や支払予定もあわせて整理したい場合は、こちらのテンプレートも参考になります。

発注管理表Excelテンプレート

脱Excel全体の進め方を先に押さえたい場合は、こちらも参考になります。

脱Excelの進め方ガイド

システム移行前の項目整理や権限設計を考える場合は、こちらの記事で整理しています。

kintoneに移行する前に整理すべきこと

入金管理表をシステム化する場合のおすすめツール3つ

ここでは、2026年4月時点で、入金管理表のExcel運用から次に進むときに候補にしやすいツールを3つ紹介します。

1. V-ONEクラウド

V-ONEクラウド

V-ONEクラウドは、入金消込に特化したクラウドサービスです。

公式サイトでは、請求データ、入金データ、消込結果、仕訳データの連携や、入金消込、滞留債権管理、帳票出力などの機能が紹介されています。

向いているのは、次のようなケースです。

• 入金消込の件数が多い
• 振込名義と請求先名の照合に時間がかかっている
• 複数口座の入金データを扱っている
• 未入金や滞留債権の管理まで見たい
• 販売管理や会計システムと連携したい

入金消込そのものが業務のボトルネックになっている場合に検討しやすいです。

2. マネーフォワード クラウド債権管理

マネーフォワード クラウド債権管理

マネーフォワード クラウド債権管理は、入金消込、債権残高管理、滞留督促管理を扱うクラウドサービスです。

公式サイトでは、請求データの取り込み、入金データの自動連携、一括入金消込、仕訳データ連携、未入金営業通知などが紹介されています。

向いているのは、次のようなケースです。

• マネーフォワード クラウド会計Plusや請求書Plusとつなげたい
• 複数請求や分割入金の消込を効率化したい
• 未入金一覧や残高年齢表を作っている
• 営業担当への督促依頼も仕組み化したい
• IPO準備や内部統制も意識している

請求、入金、会計の流れをマネーフォワード系のサービスでまとめたい場合に検討しやすいです。

3. freee請求書

freee請求書

freee請求書は、請求書の発行、送付、入金管理、債権管理までを効率化するためのクラウドサービスです。

公式サイトでは、請求書の電子送付、郵送代行、入金管理、債権管理、入金消込、仕訳作成の自動化などが紹介されています。

向いているのは、次のようなケースです。

• 請求書発行と入金管理を近づけたい
• freee会計を使っている、または導入を検討している
• 入金管理、消込、仕訳作成までまとめて効率化したい
• 既存の請求書フォーマットを活かして電子化したい
• インボイス制度や電子帳簿保存法への対応もまとめたい

請求書発行から入金確認、会計への反映までを短くしたい場合に検討しやすいです。

ツールだけでは対応できないケース

入金管理ツールを入れても、標準機能だけでは吸収しきれないケースがあります。

ケース	なぜ難しいか
振込名義と顧客名の対応が特殊	取引先名、店舗名、グループ会社名、代表者名の対応ルールが必要になる
請求単位と入金単位が違う	複数請求の合算、分割入金、相殺、前受金の扱いを設計する必要がある
基幹システム、販売管理、会計と連携したい	データの持ち方や連携タイミングを整理する必要がある
督促ルールが顧客や部門で違う	誰が、いつ、どの文面で連絡するかを業務ルールとして決める必要がある
入金口座や回収方法が多い	銀行振込、口座振替、カード、収納代行などをどう統合するか決める必要がある

この場合は、ツール選定だけではなく、入金管理の流れそのものを整理する必要があります。

• 請求Noと入金Noの採番ルール
• 顧客IDと振込名義の対応表
• 入金予定日の決め方
• 分割入金、合算入金、相殺の処理方法
• 未入金の督促担当と期限
• 会計連携のタイミング
• 例外処理の承認ルート

ここを決めないままツールを入れると、結局ツール外のExcelやメモで補うことになりがちです。

入金管理のシステム化は、ツール導入より先に、消込ルールと例外処理を整理することが大事 です。

入金管理表のシステム化はどこから始めるか

入金管理をシステム化するときは、いきなり全業務を移す必要はありません。

まずは、次の順番で整理すると進めやすいです。

順番	やること
1	現在の入金管理表の列を棚卸しする
2	入金予定、実入金、請求照合、未入金、督促管理に分ける
3	請求No、顧客ID、入金Noなどのキーを決める
4	消込判断、差異理由、督促対応のルールを決める
5	標準ツールで足りる部分と、個別設計が必要な部分を分ける

特に大事なのは、入金管理を「銀行明細の転記作業」で終わらせないことです。

入金予定、実入金、請求照合、未入金、督促対応がつながって初めて、回収状況を判断できるようになります。まずはテンプレートで自社の入金管理を分解し、どこがExcelで続けられ、どこからシステム化すべきかを見極めましょう。

ビットライトでは、Excelで動いている入金管理を、どこまでExcelで残し、どこからシステム化するかの整理から相談できます。

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まとめ

入金管理表は、入金件数や担当者が少ないうちはExcelでも始められます。

ただし、複数口座を扱う、振込名義がばらつく、分割入金や相殺が増える、未入金の督促を複数人で行う、会計ソフトへの反映が必要になる、といった段階になると、Excelだけではミスが起きやすくなります。

まずはテンプレートで、入金予定、入金管理、請求照合、未入金一覧、督促管理を分けて整理してみてください。そのうえで、入金件数、消込の複雑さ、会計連携の必要性を見ながら、Excelで続けるか、システム化するかを判断しましょう。

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