無料・登録不要の経費精算表Excelテンプレート｜使い方とシステム化の判断基準

経費精算表は、申請No、申請者、用途、経費明細、承認状況、支払予定をまとめるための管理表です。

この記事では、すぐに使える経費精算表のExcelテンプレートと、その使い方を紹介します。あわせて、Excelのままでよい条件、システム化した方がよい条件、おすすめツール、ツールだけでは対応しきれないケースも整理します。

経費精算表Excelテンプレートを開く

まずは、こちらの経費精算表Excelテンプレートを開いて、中身を確認してみてください。

無料・登録不要の経費精算表Excelテンプレートを開く

このテンプレートは、中身を確認しやすいようにGoogleスプレッドシート形式でも配布しています。Google Driveを開けない場合や、すぐExcelで使いたい場合は、次のファイルをダウンロードしてください。

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自社用にコピーして使う場合は、次のリンクから使えます。

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このテンプレートには、次のシートを入れています。

シート	用途
ダッシュボード	申請件数、申請総額、承認待ち、支払待ち、差戻し件数を確認する
経費申請一覧	申請No、申請者、部門、用途、申請ステータス、支払予定日を管理する
経費明細	申請Noごとの利用日、勘定科目、取引先、税込金額、証憑確認を管理する
承認管理	承認依頼日、承認日、承認結果、コメントを記録する
支払予定	支払方法、支払予定日、支払状況、振込先を管理する
部門マスタ	部門、責任者、承認者、締日、支払サイクルを管理する
勘定科目マスタ	勘定科目、税区分、証憑必須、説明を管理する
月次集計	月別の申請件数、申請総額、承認済額、支払済額を確認する
使い方	テンプレートの使い方と判断基準を確認する

このExcelは、小規模な経費精算の流れを整理するためのたたき台 です。

経費精算は、申請書を出して終わりではありません。領収書が揃っているか、誰が承認したか、いつ支払うか、会計へどう渡すかまで追える状態にすることが大事です。

まずは、申請Noをどう付けるか、どの明細を1件として扱うか、誰が承認し、いつ支払確定にするか を決めるところから始めましょう。

経費精算表Excelテンプレートの使い方

使い方は、次の順番です。

1. 部門マスタと勘定科目マスタを整える

最初に、部門マスタと勘定科目マスタを登録します。

部門マスタでは、次の項目を管理します。

• 部門ID
• 部門名
• 責任者
• 承認者
• 標準締日
• 支払サイクル

勘定科目マスタでは、次の項目を管理します。

• 科目コード
• 勘定科目
• 税区分
• 証憑必須
• 説明

部門名や勘定科目を毎回手入力すると、表記ゆれや承認者の設定漏れが起きます。先にマスタを整え、申請一覧や経費明細では同じ名称を使うようにしてください。

2. 経費明細を1領収書1行で入れる

経費明細では、領収書や利用明細ごとに1行ずつ入力します。

• 申請No
• 明細No
• 利用日
• 勘定科目
• 内容
• 取引先
• 税込金額
• 税率
• 証憑確認
• メモ

税抜金額と消費税額は、税込金額と税率から自動計算します。

税込金額 ÷ (1 + 税率) = 税抜金額

明細をまとめて1行にしてしまうと、どの支出に証憑があるのか、どの科目で計上するのかが曖昧になります。交通費、宿泊費、会議費などは、できるだけ明細単位で分けてください。

3. 経費申請一覧で申請単位の状態を見る

経費申請一覧では、申請1件につき1行で概要を管理します。

• 申請No
• 申請日
• 申請者
• 部門
• 用途
• 精算区分
• 合計金額
• 提出期限
• 承認者
• 承認日
• 申請ステータス
• 支払予定日
• 証憑URL

合計金額は、同じ申請Noの経費明細を集計して表示します。

申請ステータスは、まず次の5つで管理します。

ステータス	意味
承認待ち	申請は出したが承認前
承認済	承認は終わり、支払待ち
支払予定	支払日が決まっている
支払済	精算支払まで完了した
差戻し	内容不備で再申請が必要

経費精算表は、明細を並べる表ではなく、申請を止めないための表 です。

4. 承認管理で差戻し理由まで残す

承認管理では、承認フローの履歴を記録します。

• 承認No
• 申請No
• 承認者
• 承認依頼日
• 承認日
• 承認結果
• 支払条件
• コメント

見たいのは、承認待ちのまま止まっている申請 と 差戻し理由が残っていない申請 です。

差戻しが起きる理由は、たとえば次のようなものです。

• 領収書が不足している
• 参加者や目的が不足している
• 勘定科目が違う
• 日付や金額が合わない
• 立替ではなく法人カード利用だった

5. 支払予定とダッシュボードで精算漏れを防ぐ

支払予定では、承認済の申請をいつ、どの方法で支払うかを管理します。

• 支払No
• 申請No
• 申請者
• 部門
• 支払方法
• 支払予定日
• 支払予定額
• 支払状況
• 振込先/精算方法
• 備考

ダッシュボードでは、次の数字を確認できます。

• 申請件数
• 申請総額
• 承認待ち
• 支払待ち
• 差戻し
• 未確認証憑
• 今月支払予定

特に見たいのは、承認待ち、支払待ち、未確認証憑 です。

月末だけでなく、週1回はダッシュボードを見て、止まっている申請を先に処理しましょう。経費精算は、承認しただけでは終わりません。支払日が入っていない申請は、そのまま精算漏れになりやすいです。

経費精算表テンプレートを開いてからダウンロードするメリット

経費精算表のテンプレートは、ダウンロードしてから開くより、先に中身を確認できた方が使いやすいです。

この配布形式では、テンプレートを開いた後にExcel形式でダウンロードできます。

メリット	内容
中身を確認してから使える	ダウンロード前にシート構成や計算式を見られる
コピーして試せる	自社用のテンプレートとして複製して編集できる
Excel形式で使える	開いた後にExcel形式でダウンロードできる
使う前に判断できる	申請一覧、明細、承認、支払予定の構成を確認できる

承認ルート、法人カード明細、会計仕訳、振込データまで必要になると、Excelテンプレートだけでは運用が苦しくなります。

テンプレートは、経費精算の項目と流れを整理するための入口 です。

経費精算表をExcelのままでよい条件

経費精算表は、必ずしもすぐにシステム化する必要はありません。

次の条件に当てはまるなら、まずはExcelで十分なケースもあります。

条件	理由
申請件数が少ない	一覧で滞留状況を追いやすい
申請者と承認者が少人数	更新ルールを統一しやすい
立替経費が中心で法人カード利用が少ない	精算パターンが複雑になりにくい
証憑確認を月数回まとめて行っても回る	締め処理が重くなりすぎない
会計入力は別担当が手作業で対応できている	システム連携が必須ではない
管理項目を固める段階	列やステータスを試しやすい

Excelの強みは、列やシートをすぐに変えられることです。

まだ申請Noの付け方が固まっていない、差戻し理由の分類を試している、証憑URLの持ち方を決めている。こうした段階では、いきなりシステムに合わせるより、Excelで運用ルールを整える方が進めやすいです。

申請件数が少なく、承認と支払の流れが単純なら、まずExcelで経費精算ルールを固める のが現実的です。

経費精算表をExcelからシステム化した方がよい条件

一方で、次の状態になっているなら、Excelのまま続けるのは危険です。

条件	起きやすい問題
領収書回収をメールやチャットで行っている	添付漏れや証憑確認漏れが起きる
承認ルートが金額や部門で分かれる	誰が承認すべきか分からなくなる
法人カード、仮払、立替が混在している	支払方法ごとの処理が崩れる
会計ソフトや給与計算へ毎回手入力している	転記ミスや反映漏れが起きる
支払データを銀行用に加工している	月末に振込作業が集中する
監査や電帳法対応で証憑を探し直している	保管と検索の手間が増える

特に、経費精算が承認ワークフロー、法人カード、会計、給与、振込とつながり始めたら注意が必要です。

申請して、承認して、支払って、仕訳へ反映し、必要なら給与明細にも載せる。この流れをExcelだけでつなぐと、どこかで転記や確認が発生します。

最初は何とか回っていても、件数が増えるほど、承認漏れ、支払漏れ、証憑漏れ、仕訳漏れが起きやすくなります。

経費精算表が承認・支払・会計連携の起点になっているなら、システム化を検討する段階 です。

請求や入金まで含めてお金の流れを整理したい場合は、こちらのテンプレートも使えます。

請求管理表Excelテンプレート

入金管理表Excelテンプレート

脱Excel全体の進め方を先に押さえたい場合は、こちらも参考になります。

脱Excelの進め方ガイド

システム移行前の項目整理や権限設計を考える場合は、こちらの記事で整理しています。

kintoneに移行する前に整理すべきこと

経費精算表をシステム化する場合のおすすめツール3つ

ここでは、2026年4月時点で、経費精算表のExcel運用から次に進むときに候補にしやすいツールを3つ紹介します。

1. freee経費精算

freee経費精算

freee経費精算は、経費申請、承認、法人カード、法対応、周辺の会計や支出管理をまとめて扱いやすいサービスです。

公式サイトでは、AI-OCR、スマホ申請、承認経路自動分岐、法人カード、交通系ICカード連携、インボイスや電子帳簿保存法への対応などが案内されています。

向いているのは、次のようなケースです。

• freee会計やfreee人事労務とまとめて使いたい
• 領収書回収や手入力をできるだけ減らしたい
• 立替経費だけでなく、法人カードや小口現金も整理したい
• 承認から支払、会計反映まで一続きで見たい

会計や支出管理までfreeeに寄せたい場合に検討しやすいツールです。

2. マネーフォワード クラウド経費

マネーフォワード クラウド経費

マネーフォワード クラウド経費は、OCR、経路検索、柔軟なワークフロー、会計連携、コーポレートカード連携まで広く整っている経費精算システムです。

公式サイトでは、明細や領収書の自動取得、交通費計算、電子帳簿保存法対応、仕訳自動作成、会計ソフト連携、ICカード読み取り、支払データ連携などが案内されています。

向いているのは、次のようなケースです。

• 申請者が多く、交通費や立替精算が毎月まとまって発生する
• 経費精算と会計ソフト連携を早めに整えたい
• コーポレートカードや銀行API連携まで使いたい
• 経理の承認、差戻し、支払処理をまとめて効率化したい

申請者数が増え、経理処理まで含めて標準化したい場合に向いています。

3. kintone

ワークフロー（申請業務）にkintone

kintoneは、経費精算を含む申請業務を、自社のルールに合わせて業務アプリ化しやすいツールです。

公式サイトでは、経費精算などの申請・承認業務を電子化できること、承認ルート設定、自動振分け、差し戻し管理、検索、権限設定、モバイル対応などが紹介されています。

向いているのは、次のようなケースです。

• 経費精算だけでなく、稟議、購買申請、出張申請もまとめたい
• 自社独自の承認条件や例外ルールが多い
• 既存のExcel項目を活かしながら段階的に置き換えたい
• 他の台帳や周辺業務と連携して運用したい

標準の経費精算システムでは足りず、自社業務に合わせて組みたい場合に向いています。

ツールだけでは対応できないケース

経費精算システムや業務アプリを入れても、標準機能だけでは吸収しきれないケースがあります。

たとえば、日当や旅費規程が複雑、法人ごとに承認基準が違う、会計や給与への渡し方が独自、といった場合です。

ケース	考えること
日当、宿泊上限、交通費規程が部門や職位で違う	標準設定で足りるか、個別計算が必要か
申請金額や案件別に承認ルートが変わる	ワークフロー標準機能で吸収できるか
法人カード、仮払、立替を混在運用している	精算対象と支払対象をどう分けるか
会計、給与、銀行、ワークフローと連携したい	API連携、CSV連携、正本の持ち方
プロジェクト別配賦や外貨精算が必要	専用機能で足りるか、追加設計が必要か
監査用の証憑保管や検索要件が厳しい	保存ルールと運用ルールをどう決めるか

ツール選定で失敗しやすいのは、標準機能でできることと、自社固有の業務として設計すべきことを分けないまま進めることです。

標準機能で足りない経費ルールは、運用変更・連携・個別開発のどれで対応するかを分ける ことが大事です。

プロに相談した方がよいケース

次の状態に当てはまる場合は、テンプレートやツール比較だけで決めず、業務整理から相談した方が安全です。

• 領収書、申請表、振込データが別々に管理されている
• 法人カード利用と立替精算が混在している
• 承認者や支払担当が複数いて、責任分担が曖昧
• 会計ソフトや給与計算への渡し方が担当者依存になっている
• 電帳法や監査対応のために証憑を探し直している
• Excelから移行したいが、どの列を残すべきか判断できない

ビットライトでは、Excelで動いている経費精算を、どこまでExcelで残し、どこからシステム化するかの整理から相談できます。

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まとめ

経費精算表は、申請件数や承認ルートがシンプルなうちはExcelでも始められます。

ただし、証憑回収、承認フロー、法人カード、会計連携、振込処理までつながる段階になると、Excelだけでは限界が出やすくなります。

まずはテンプレートで、申請No、経費明細、承認状況、支払予定を整理してみてください。そのうえで、Excelで続ける範囲と、仕組みに移す範囲を分けて考えるのが現実的です。

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