Notion関数の使い方｜業務DBで使う数式パターンを整理する

Notionの関数は、データベースの数式プロパティで使います。

期限超過を判定する。残日数を出す。完了率を計算する。担当者未設定を見つける。リレーション先の情報を数える。こうした処理を、NotionのDB上で自動化できます。

Notion公式ガイドでは、数式は既存プロパティの情報を使って、データ抽出、計算、整形などを行うための機能として説明されています。

Notion公式ガイド：データベースの機能を拡張するNotion数式の作成方法

ただし、関数を覚えるだけでは、業務DBは良くなりません。

• 何を判断する数式か分からない
• 数式が長くなり、誰も直せない
• プロパティ名を変えたら壊れる
• 進捗率の分母が曖昧なまま計算している
• Excelやスプレッドシート向きの計算までNotionで抱える

Notion関数は、構文暗記ではなく、業務DBに「自動判定」「集計補助」「表示ラベル」を追加するための設計部品 として使います。

この記事では、Notion関数の使い方を、期限超過、進捗率、文字列整形、リレーション集計、エラー回避、やりすぎない判断まで整理します。

関数はDBの判定・計算を自動化する

Notion関数で作るべきものは、会議や日次確認で見る判断項目です。

作りたい項目	使う関数・考え方
期限超過	日付比較、条件分岐
残日数	日付差分
進捗率	数値計算、分母0の処理
確認待ちラベル	ステータス判定
空欄チェック	空かどうかの判定
担当者数	ユーザーやリストの件数
関連タスク数	リレーション、ロールアップ、リスト処理

関数は、単体で価値を持つものではありません。

プロパティ、ビュー、レビュー運用とセットで価値が出ます。

Notionプロパティの設計

数式プロパティの作り方

基本の流れは次の通りです。

1. データベースにプロパティを追加する
2. 種類を数式にする
3. 何を出したいかを決める
4. 入力に使うプロパティを選ぶ
5. 関数や演算子を組み合わせる
6. 結果をビューで表示する
7. 想定外の値でテストする

Notion公式ヘルプでは、数式はデータベースプロパティ、ボタン、データベースオートメーションなどで使えると説明されています。

Notion公式ヘルプ：数式の概要

業務DBでは、最初に出力を決めます。

出力	例
テキスト	"期限超過"、"確認待ち"
数値	進捗率、残日数、金額
真偽値	完了しているか、空欄があるか
日付	次回確認日、期限の補正日
リスト	関連先の一部を絞り込む

出力が決まらないまま関数を書き始めると、数式は長くなります。

よく使う関数カテゴリ

Notion関数は、目的別に見ると分かりやすいです。

カテゴリ	用途
条件分岐	条件に応じて表示を変える
空欄チェック	入力漏れを見つける
日付	期限、残日数、期間を扱う
数値	金額、件数、進捗率を計算する
テキスト	表示ラベルやリンク文字列を整える
リスト	関連ページ、人、タグを数える、絞る
型変換	数値、文字列、日付の扱いをそろえる

公式ヘルプの関数リファレンスでは、条件分岐、空欄判定、文字列、日付、リストなど多くの関数が整理されています。

Notion公式ヘルプ：数式の構文と関数

ただし、実務では全部を使う必要はありません。

最初は、次の5つの用途だけで十分です。

用途	例
条件分岐	ステータスが完了なら1、未完了なら0
空欄チェック	担当者や期限が空欄なら警告
日付差分	期限までの日数を出す
数値計算	完了数 ÷ 全体数
文字列整形	顧客名と案件名をつなぐ

期限超過を判定する

期限超過は、業務DBで最も使いやすい関数パターンです。

必要なプロパティは次の通りです。

プロパティ	型	例
ステータス	ステータス	未着手、進行中、完了
期限	日付	2026-06-30
期限判定	数式	期限超過、今日、余裕あり

考え方はシンプルです。

完了していない、かつ期限が今日より前なら「期限超過」

数式は、実際のプロパティ名に合わせて書きます。

if(prop("ステータス") != "完了" and prop("期限") < today(), "期限超過", "")

この数式だけでは、業務は回りません。

期限超過を表示するビューが必要です。

ビュー	条件
期限超過	期限判定が期限超過
今日確認	期限が今日、完了以外
担当者別期限	担当者ごとにグループ化
週次レビュー	完了以外、期限が近い

関数は、ビューに出して初めて役に立ちます。

進捗率を出す

進捗率は、Notion関数でよく使うテーマです。

ただし、式より先に分母を決めます。

方式	分母	向いている場面
タスク件数	全タスク数	小さな案件
ポイント	見積ポイント合計	重さが違うタスク
工数	予定工数	工数管理に近い案件
ステータス重み	状態ごとの重み	ざっくりした進捗

単純な考え方は次の通りです。

完了数 ÷ 全体数 = 進捗率

ただし、分母が0のときの処理を入れます。

if(prop("全体数") == 0, 0, prop("完了数") / prop("全体数"))

プロジェクトDBとタスクDBを分けている場合は、リレーションとロールアップで集計した値を使います。

Notion進捗率の出し方

テキストを整形する

関数は、計算だけでなく表示にも使えます。

用途	例
表示ラベル	"高優先度・期限超過"
案件名	顧客名 + " / " + 案件名
URL用文字列	管理番号を含む表示名
警告文	"担当者未設定"

たとえば、顧客名と案件名をつなげて、会議用の表示名を作ることができます。

prop("顧客名") + " / " + prop("案件名")

ただし、表示ラベルを作りすぎると、DBの本体が見えにくくなります。

重要なラベルだけを残します。

リレーション・ロールアップと組み合わせる

Notion関数は、リレーションやロールアップと組み合わせると強くなります。

作りたいもの	構成
プロジェクトの完了率	タスクDB + ロールアップ + 数式
顧客ごとの未対応数	問い合わせDB + リレーション + 集計
採用候補者の選考進捗	候補者DB + ステータス + 数式
ナレッジの更新漏れ	Wiki DB + 更新日 + 期限判定

公式ガイドでも、数式の例として、タグやユーザーの数を数える、2つの日付の間隔を出す、テキストを結合する、リレーションデータを絞り込むといった用途が紹介されています。

関数は、1つのDBだけで閉じるより、関連DBの値を判断に変える時に役立ちます。

ただし、複雑な集計をNotionだけで抱えすぎると、保守が難しくなります。

エラーが出る原因

数式エラーの多くは、構文そのものより設計の問題です。

原因	対策
プロパティ名が変わった	数式で参照している項目を確認する
空欄を想定していない	空欄チェックを入れる
数値と文字列が混ざる	型をそろえる
分母が0になる	0の場合の処理を入れる
関数を入れ子にしすぎる	中間プロパティに分ける
ロールアップ結果の型が違う	集計方法を確認する

長い数式を1本で書くより、中間プロパティに分けた方が保守しやすいです。

分け方	例
完了判定	完了なら1、それ以外は0
期限判定	期限超過、今日、余裕あり
表示ラベル	会議で見る短い文字列
最終判定	複数の判定結果をまとめる

AIに作らせる時の注意

Notionのヘルプでは、Notion AIを使って数式の作成や編集ができることにも触れられています。

AIに数式を作らせるのは有効です。

ただし、AIが作った式をそのまま業務ルールにしてはいけません。

AIに任せやすいこと	人が確認すること
構文の下書き	何を完了とみなすか
関数候補の提案	分母や例外条件
エラー修正の案	顧客確認待ちや保留の扱い
表示ラベルの案	会議で見るべき指標か

数式は動けばよいものではありません。

業務判断に使えるかを確認します。

関数でやりすぎない判断

Notion関数は便利ですが、万能ではありません。

次のような計算は、外部ツールを検討します。

条件	移す先
大量データを集計する	Googleスプレッドシート、Excel
複雑なピボット集計が必要	スプレッドシート、BI
会計・請求の正式数値	freee、会計ソフト
承認や監査ログが必要	kintone、業務システム
API連携で大量更新する	外部DB、専用アプリ

Notion関数は、現場の確認と判断を速くするために使います。

正式帳簿、原価管理、大量集計、監査が必要な領域まで抱えると、あとで移行が難しくなります。

関数は、DBに判断を追加する部品です。

式を増やすより、業務で使う項目を絞り、誰が見ても意味が分かる数式にすることが重要です。