Notion関数一覧の見方｜業務で使う関数だけを目的別に整理する

Notionの関数一覧には、条件分岐、日付、テキスト、数値、リスト、リレーションなど、多くの関数が並んでいます。

Notion公式ヘルプでは、数式はプロパティ、組み込み、関数を組み合わせて作り、関数リファレンスには if、empty、length、日付、数値、リスト系などの関数が整理されています。

Notion公式ヘルプ：数式の構文と関数

ただし、業務DBを作る人が、最初から関数を全部覚える必要はありません。

• 期限超過を判定したい
• 担当者未設定を見つけたい
• 完了率を出したい
• 顧客名と案件名をつなげたい
• 関連タスクの未完了数を数えたい
• 会議で見る警告ラベルを出したい

Notion関数一覧は、暗記する表ではなく、業務で作りたい判断項目から必要な関数を探すための逆引き表 として使います。

この記事では、Notion関数一覧の見方を、条件分岐、日付、テキスト、数値、リスト、リレーション、業務DBでよく使う組み合わせに分けて整理します。

公式リファレンスだけでは使いどころが見えにくい

公式リファレンスは正確ですが、業務で使う時は目的別に読む必要があります。

目的	先に見る関数カテゴリ
条件で表示を変える	条件分岐、比較、論理演算
入力漏れを見つける	空欄チェック
期限や日数を扱う	日付
進捗率や金額を出す	数値
表示名を整える	テキスト
関連先を数える	リスト、リレーション

Notion公式ヘルプでは、数式はデータベースプロパティ、ボタン、データベースオートメーションなどで使えると説明されています。

Notion公式ヘルプ：数式の概要

つまり、関数は「計算するためだけ」ではありません。

入力チェック、レビュー、通知前の判定、表示ラベルにも使います。

Notion関数の使い方

条件分岐の関数

条件分岐は、Notion関数の中心です。

使いたい場面	関数・演算子の例
条件で値を変える	if
複数条件を順番に見る	ifs
同じか比べる	==
違うか比べる	!=
以上・以下を比べる	>、>=、<、<=
複数条件を組み合わせる	and、or、not

業務では、次のような判定に使います。

作りたい項目	考え方
完了フラグ	ステータスが完了なら1
要確認ラベル	確認待ち、かつ確認者が空欄なら警告
優先対応	重要度が高、かつ期限が近い
公開可否	原稿、画像、レビューが揃っている

数式例の考え方は次の通りです。

if(prop("ステータス") == "完了", 1, 0)

条件分岐は便利ですが、長くなりやすいです。

3つ以上の判定を入れる場合は、中間プロパティに分ける方が保守しやすくなります。

日付を扱う関数

日付関数は、期限管理やレビュー運用で使います。

使いたい場面	関数・考え方
今日かどうかを見る	today()
現在時刻を使う	now()
日付の差を出す	dateBetween
日付を足す	dateAdd
日付を引く	dateSubtract
年・月・日を取り出す	年月日系の関数

業務DBでは、次の用途が多いです。

作りたい項目	例
残日数	期限まで何日あるか
期限超過	完了していない、かつ期限が過ぎた
更新漏れ	最終更新日が古い
次回確認日	作成日から7日後
月次分類	日付から月を取り出す

たとえば、残日数は次の考え方です。

dateBetween(prop("期限"), today(), "days")

期限超過ビューを作るなら、日付関数だけでなくステータスも見ます。

prop("ステータス") != "完了" and prop("期限") < today()

期限だけを見ていると、完了済みの古いタスクまで警告に出ます。

テキストを扱う関数

テキスト関数は、表示名、ラベル、検索しやすい文字列を作る時に使います。

使いたい場面	関数・演算子の例
文字列をつなぐ	+
文字数を数える	length
文字を含むか見る	contains
一部を取り出す	substring
置換する	replace、replaceAll
表示を整える	format、style
空白を削る	trim

業務では、次のように使います。

作りたい項目	例
会議用表示名	顧客名 + 案件名
警告ラベル	"担当者未設定"
管理番号付きタイトル	ID + タスク名
検索補助	カテゴリ名を含む文字列

例として、顧客名と案件名をつなげるなら次の考え方です。

prop("顧客名") + " / " + prop("案件名")

テキスト関数は見やすさを上げます。

ただし、表示ラベルを増やしすぎると、元のプロパティが見えなくなります。

数値を扱う関数

数値関数は、進捗率、金額、件数、スコアに使います。

使いたい場面	関数・演算子の例
足し算・引き算	+、-
掛け算・割り算	*、/
合計	sum
平均	mean
最小・最大	min、max
四捨五入	round
切り上げ・切り下げ	ceil、floor

業務DBでは、次の用途が多いです。

作りたい項目	例
進捗率	完了数 ÷ 全体数
見積スコア	重要度 × 工数
残工数	予定工数 - 実績工数
優先度スコア	重要度 + 緊急度
金額メモ	単価 × 数量

進捗率では、分母0の処理が重要です。

if(prop("全体数") == 0, 0, prop("完了数") / prop("全体数"))

数値関数で注意すべきなのは、Notionを正式な表計算や会計ソフトの代わりにしないことです。

簡単な判断指標には向いていますが、大量集計や監査が必要な計算は外部ツールに分けます。

Notion表計算でできること・できないこと

リスト・リレーションを扱う関数

Notionの関数で重要なのが、リストやリレーションを扱う関数です。

公式ヘルプでも、マルチセレクト、ユーザー、リレーションなどはリストとして扱える例が示されています。

使いたい場面	関数の例
件数を数える	length
含まれるか見る	includes
条件で絞る	filter
各項目を変換する	map
最初・最後を取る	first、last
重複を消す	unique
文字列にする	join

業務では、次のような用途があります。

作りたい項目	例
関連タスク数	プロジェクトに紐づくタスク数
未完了タスク数	関連タスクから完了以外を数える
担当者数	複数人の担当を数える
タグ数	マルチセレクトの数を見る
関連先の表示	関連ページ名をつなげる

リレーション先を直接処理できると便利ですが、式は複雑になりやすいです。

保守しやすくするには、ロールアップや中間プロパティに分けます。

業務DBでよく使う組み合わせ

実務では、関数を単体ではなく組み合わせて使います。

作りたい項目	組み合わせ
期限超過	日付比較 + ステータス判定
確認待ち警告	ステータス + 担当者空欄チェック
進捗率	ロールアップ + 数値計算 + 分母0処理
更新漏れ	最終更新日 + 日付差分
表示ラベル	条件分岐 + テキスト
未完了数	リレーション + filter + length

たとえば、会議で見るタスクDBなら、次のようなプロパティが使いやすいです。

プロパティ	型	目的
ステータス	ステータス	状態を見る
担当者	ユーザー	誰が動くか
期限	日付	いつまでか
期限判定	数式	期限超過を表示
入力漏れ	数式	担当者や期限の空欄を警告
会議ラベル	数式	見るべき理由を短く出す

関数は、会議で見る項目に絞ると強いです。

入力者が毎日見るDBでは、難しい式よりも、分かりやすい警告の方が価値があります。

AIに関数を作らせる時の確認点

Notion AIで数式を作成・編集できるため、関数の下書きをAIに任せることはできます。

ただし、AIが作った式は業務ルールの正しさまで保証しません。

確認点	見る内容
プロパティ名	実際のDB名と一致しているか
空欄処理	未入力で壊れないか
完了条件	何を完了とみなしているか
分母	進捗率の100%が正しいか
例外	保留、差し戻し、顧客待ちをどう扱うか

AIは構文の補助には向いています。

業務判断の責任は、人が確認します。

関数を使わない方がよいケース

関数を増やせば、DBが良くなるわけではありません。

次の条件では、関数を使わないか、外部ツールに分けます。

条件	判断
数式が長すぎる	中間プロパティに分ける
読める人が1人だけ	もっと単純な判定にする
大量データを集計する	スプレッドシートやBIに移す
会計や請求の正式数値	会計ソフトに任せる
承認ログが必要	kintoneなど業務システムを検討する
毎回手修正が必要	DB設計から見直す

Notion関数一覧は、できることを広げる入口です。

しかし、業務DBで大事なのは、関数を増やすことではありません。

会議やレビューで使う判断項目を絞り、その判断に必要な関数だけを使うことです。