Notionギャラリービューの使い方｜画像・資料・案件カードを見やすく並べる

Notionのギャラリービューは、データベースをカード形式で並べるビューです。

カードに画像やカバーを表示できるため、資料、制作物、記事、顧客事例、商品、レシピ、ポートフォリオなどを視覚的に探しやすくできます。

ただし、実務でギャラリービューが崩れる理由は、画像表示の設定が分からないことだけではありません。

崩れる理由は、何をカードで管理するのか、カードに何を表示するのかが決まっていないことです。

• サムネイルはあるが、状態や担当者が見えない
• 画像はきれいだが、どれが最新資料か分からない
• タグが増えすぎて、絞り込みに使えない
• 公開済み、下書き、確認待ちが同じ画面に混ざる
• 外部共有用の資料と社内メモが同じDBにある
• 画像が表示されない時に、カバー、ページコンテンツ、ファイルプロパティのどれを見るべきか分からない
• カードにプロパティを出しすぎて、一覧性が落ちる

Notion公式ヘルプでは、ギャラリービューは社員一覧、ムードボード、レシピ集など、画像を持つデータベースの表示に適したビューとして説明されています。新規ギャラリーの作成、既存DBへのギャラリービュー追加、カードプレビュー、カードサイズ、プロパティ表示などを設定できます。

Notion公式ヘルプ：ギャラリービュー

アプリ研究室の記事では、ギャラリービューの画像表示方法として、ページカバー画像、ページコンテンツ、ファイル＆メディアプロパティなどが紹介されています。

アプリ研究室：Notionギャラリービューの使い方

STUDIO KARENの記事でも、ギャラリービューはデータベース内のページをサムネイル付きで表示する見せ方であり、参考資料、コンテンツ管理、制作物、個人コレクションなどに使えると整理されています。

STUDIO KAREN：Notionデータベースのギャラリービュー

重要なのは、ギャラリービューを単なる画像一覧にしないことです。

Notionギャラリービューは、きれいなカードを並べるためではなく、画像や資料を、状態・タグ・担当者・公開可否と一緒に管理する業務ビュー として使う方が安定します。

この記事では、Notionギャラリービューの使い方を、向いているデータ、作成手順、画像・カバー・プレビュー設定、表示するプロパティ、資料管理・制作物管理の設計例、タグとステータスでの絞り込み、表示されない時の確認点、ギャラリーに向かない業務まで整理します。

ギャラリービューが向くデータ

ギャラリービューが向くのは、見た目で判別した方が早い情報です。

向いているデータ	理由
営業資料	表紙やサムネイルで用途を見分けやすい
制作物	完成イメージやデザインを確認しやすい
ブログ記事・SNS投稿	アイキャッチや公開状態を見やすい
顧客事例	業種、課題、成果、公開可否をカードで見られる
商品・メニュー	写真とカテゴリで探しやすい
社内ナレッジ	手順書やテンプレートをカードで探せる
採用候補コンテンツ	求人票、採用広報、面談資料を見分けやすい

逆に、画像が主役ではない情報は、テーブルビューやリストビューの方が向いています。

ギャラリーにしない方がよい	理由
期限切れタスク一覧	期限、担当者、状態を横に見たい
数値集計	合計、平均、件数を見るならテーブルが向く
長い議事録一覧	会議日、確認状態、関連案件で並べたい
申請・承認一覧	状態、申請者、承認者、期限が重要
大量のログ	カード表示だと一覧性が落ちる

ギャラリービューは、画像で判断できるデータに使います。

「見た目がきれいだから全部ギャラリーにする」ではなく、「画像が判断材料になるからギャラリーにする」と考えます。

Notionテーブルビューの使い方

作成手順

ギャラリービューは、新規データベースとして作ることも、既存DBに追加することもできます。

作り方	使う場面
新規ギャラリーDB	新しく資料集や制作物一覧を作る
既存DBにギャラリービュー追加	すでにある記事DBや資料DBをカード表示したい
リンクドビューとして配置	プロジェクトページや顧客ページに関連資料を見せたい

新しく作る場合は、最初に1行の意味を決めます。

DB	1行の意味
資料DB	1行 = 1資料
制作物DB	1行 = 1制作物
記事DB	1行 = 1記事
顧客事例DB	1行 = 1事例
商品DB	1行 = 1商品

次に、最低限のプロパティを用意します。

プロパティ	型	目的
名前	タイトル	カード名
サムネイル	ファイル＆メディア	カード画像
種別	セレクト	資料、記事、事例、制作物など
状態	ステータス	下書き、確認待ち、公開済み、差し戻し
担当者	ユーザー	管理責任者
確認者	ユーザー	公開前の確認者
タグ	マルチセレクト	業種、用途、媒体、テーマ
公開URL	URL	公開ページや配布資料へのリンク
最終更新日	日付	古い資料を見つける

既存DBに追加する場合は、ギャラリー用のビュー名を具体的にします。

悪いビュー名	よいビュー名
Gallery	営業資料ギャラリー
画像	制作物一覧
事例	公開済み顧客事例
記事	公開予定の記事カード
全部	社内用資料カード

ビュー名だけで、誰が何を見る画面か分かるようにします。

画像・カバー・プレビューの設定

ギャラリービューでは、カードに何を表示するかを決めます。

主な選択肢は次の通りです。

カードプレビュー	向いている場面
なし	画像よりプロパティをカードで見たい
ページカバー画像	1ページごとに表紙を設定する
ページコンテンツ	ページ内の最初の画像や内容を見せる
ファイル＆メディア	サムネイル専用の画像プロパティを使う

業務でおすすめなのは、ファイル＆メディアプロパティを使う方法です。

理由は、サムネイル画像を管理項目として明示できるからです。

方法	メリット	注意点
ページカバー画像	見た目を整えやすい	カバー変更が運用ルールになりにくい
ページコンテンツ	ページ内画像を自動で使える	意図しない画像が出ることがある
ファイル＆メディア	サムネイルを明示管理できる	画像アップロードの手間がある

営業資料、制作物、顧客事例のように、カード画像が重要なDBでは「サムネイル」プロパティを作ります。

プロパティ	使い方
サムネイル	カードに表示する画像
公開ファイル	PDF、提案資料、配布資料
参考画像	制作の参考や素材
公開URL	Web公開先、LP、記事URL

画像が表示されない時は、カードプレビューでどの項目を選んでいるかを先に見ます。

画像そのものがないのか、カバーを選ぶべきなのか、ファイル＆メディアを選ぶべきなのかを切り分けます。

表示するプロパティの選び方

ギャラリービューでは、画像の下にプロパティを表示できます。

ただし、出しすぎるとカードが読みにくくなります。

最初に表示するのは、判断に使うものだけです。

表示するプロパティ	理由
状態	下書き、確認待ち、公開済みを判断する
種別	資料、事例、記事、制作物を見分ける
タグ	用途やテーマで探せる
担当者	誰が管理するか分かる
確認者	公開前の責任者が分かる
更新日	古い資料を見つける

逆に、カードに出しすぎない方がよいものもあります。

隠しやすいプロパティ	理由
長い説明文	カードが縦に伸びる
内部メモ	外部共有時に危険
細かいチェック項目	カードを開いて見ればよい
システム用ID	通常利用者には不要
すべてのリレーション	情報量が多すぎる

ギャラリーカードは、詳細を読む場所ではありません。

目的のページを選ぶための入口です。

詳細はカードを開いて確認します。

この考え方は、ボードビューのカード表示とも近いです。

Notionボードビューの使い方

資料管理・制作物管理の設計例

ギャラリービューは、資料管理や制作物管理で使うと効果が出やすいです。

営業資料DB

プロパティ	型	目的
資料名	タイトル	資料を識別する
サムネイル	ファイル＆メディア	表紙画像
種別	セレクト	提案資料、事例集、サービス説明
対象顧客	セレクトまたはリレーション	誰向けか
状態	ステータス	作成中、確認待ち、公開可、廃止
確認者	ユーザー	最終確認者
公開URL	URL	配布先
最終更新日	日付	古い資料を見つける

営業資料DBでは、「公開可」と「廃止」を必ず分けます。

古い資料が残っていると、営業現場で誤った資料を使うリスクがあります。

制作物DB

プロパティ	型	目的
制作物名	タイトル	何の制作物か
サムネイル	ファイル＆メディア	完成イメージ
関連案件	リレーション	どの案件の制作物か
種別	セレクト	LP、バナー、資料、記事
状態	ステータス	ラフ、制作中、確認待ち、納品済み
担当者	ユーザー	制作者
確認者	ユーザー	レビュー担当
納品URL	URL	納品先

制作物DBでは、画像だけでなく関連案件と状態が重要です。

サムネイルだけ並べると、見た目はよくても進捗管理にはなりません。

顧客事例DB

プロパティ	型	目的
事例名	タイトル	事例を識別する
サムネイル	ファイル＆メディア	事例カード画像
業種	セレクト	業種別に探す
課題タグ	マルチセレクト	課題別に探す
公開状態	ステータス	下書き、確認待ち、公開済み、非公開
掲載許可	チェックボックス	外部公開可否
公開URL	URL	事例ページ
関連顧客	リレーション	顧客DBとの接続

顧客事例では、掲載許可と公開状態を分けます。

社内では見えてよい事例でも、外部公開できるとは限りません。

ギャラリービューは見た目が良いので、外部共有したくなります。

だからこそ、公開可否と権限設計が重要です。

タグとステータスで絞り込む

ギャラリービューは、フィルターと組み合わせて初めて使いやすくなります。

全カードを並べるだけでは、数が増えると探せません。

ビュー	フィルター
公開済み資料	状態が公開可
確認待ち資料	状態が確認待ち
廃止予定資料	状態が廃止予定、または最終更新日が古い
SNS用画像	種別がSNS、タグに投稿素材
顧客事例	種別が事例、掲載許可がオン
今月公開予定	公開予定日が今月

タグは増やしすぎないようにします。

タグ設計	例
用途	営業、採用、広報、社内
媒体	Web、PDF、SNS、動画
業種	製造、物流、士業、医療
課題	脱Excel、業務効率化、データ整備
公開範囲	社内、顧客共有、Web公開

状態は、タグではなくステータスで管理します。

状態	意味
下書き	まだ使わない
確認待ち	確認者が見る
差し戻し	修正が必要
公開可	使ってよい
廃止	使ってはいけない

タグは分類。

ステータスは進行状態。

この2つを混ぜない方が、フィルターが安定します。

表示されない時の確認点

ギャラリービューでよくある困りごとは、画像が表示されないことです。

その時は、次の順番で確認します。

確認点	見ること
カードプレビュー	なし、カバー、ページコンテンツ、ファイル＆メディアのどれか
ページカバー	カバー画像が設定されているか
ページコンテンツ	ページ内の最初の方に画像があるか
ファイル＆メディア	選択したプロパティに画像が入っているか
表示プロパティ	サムネイル用プロパティをカードに使っているか
権限	画像やファイルにアクセスできるか

アプリ研究室の記事でも、ページカバー、ページコンテンツ、ファイル＆メディアの違いが説明されています。

業務では、迷ったらサムネイル用のファイル＆メディアプロパティを作るのが安定します。

運用	理由
サムネイル列を必須にする	カード画像が安定する
画像比率を揃える	カードが見やすくなる
カードサイズを固定する	一覧性が安定する
公開前に画像確認を入れる	欠落を防げる

画像がなくても業務判断できるDBなら、ギャラリーにこだわらなくてよいです。

テーブルビューやボードビューに戻した方が、実務では使いやすい場合があります。

ギャラリーに向かない業務

ギャラリービューは便利ですが、向かない業務もあります。

向かない業務	理由	代替
期限管理	期限順に細かく見る必要がある	テーブルビュー、カレンダービュー
担当者別タスク管理	担当者、期限、状態を横に見たい	テーブルビュー、ボードビュー
数値レビュー	合計、平均、未完了件数を見たい	テーブルビュー
承認管理	申請者、承認者、期限、履歴が重要	テーブルビュー、専用ワークフロー
大量ログ	カード表示では一覧性が落ちる	テーブルビュー、外部DB

ギャラリーは、見つけやすくするビューです。

厳密に処理するビューではありません。

たとえば、営業資料DBでは、ギャラリーで資料を探し、テーブルビューで公開状態や最終更新日を棚卸しします。

制作物DBでは、ギャラリーで完成イメージを見て、ボードビューで進行状態を管理します。

同じDBに複数ビューを作るのが基本です。

目的	向くビュー
見た目で探す	ギャラリービュー
状態を確認する	テーブルビュー
進行を動かす	ボードビュー
公開予定を見る	カレンダービュー
顧客別に見る	リンクドビュー

ギャラリービューだけで業務を完結させようとしない方がよいです。

まとめ

Notionギャラリービューは、データベースをカード形式で表示するビューです。

画像、カバー、ファイル＆メディアを使い、資料、制作物、記事、顧客事例、商品、ナレッジを視覚的に探しやすくできます。

ただし、画像を並べるだけでは業務DBにはなりません。

サムネイル、種別、状態、担当者、確認者、タグ、公開URL、最終更新日を設計します。

営業資料では、公開可と廃止を分けます。

制作物では、関連案件と確認者を持たせます。

顧客事例では、掲載許可と公開状態を分けます。

画像が表示されない時は、カードプレビュー、ページカバー、ページコンテンツ、ファイル＆メディア、権限を順に確認します。

ギャラリーに向かない業務は、テーブルビュー、ボードビュー、カレンダービューに分けます。

Notionギャラリービューは、きれいなカードを並べるための機能ではありません。

画像や資料を、チームが探し、確認し、更新し、正しく使うための業務ビューです。

この設計ができると、Notionは「画像付きのメモ置き場」ではなく、営業資料、制作物、記事、顧客事例を迷わず使える資料管理システムになります。