不動産反響管理・追客表Excelテンプレート｜使い方とシステム化の判断基準

反響管理・追客表は、不動産業でよく使われるExcelのひとつです。

ポータルサイト、ホームページ、電話、紹介、来店、LINEなどから入った反響を管理し、誰が、いつ、どの顧客に、次に何をするかを整理します。

この記事では、すぐに使える不動産業向けの反響管理・追客表Excelテンプレートと、その使い方を紹介します。あわせて、Excelのままでよい条件、ExcelをやめてCRMや不動産業務システムへ移した方がよい条件、おすすめツール、ツールだけでは対応しきれないケースも整理します。

反響管理・追客表Excelテンプレートをダウンロード

まずは、こちらのExcelテンプレートを使ってみてください。

不動産反響管理・追客表Excelテンプレートをダウンロード

このテンプレートには、次のシートを入れています。

シート	用途
ダッシュボード	反響件数、未対応、追客中、期限超過、成約率を確認する
反響一覧	反響ID、顧客名、媒体、担当者、ステータス、次回連絡日を管理する
追客履歴	電話、メール、LINE、来店、内見後フォローなどの接触履歴を残す
内見予約	内見日、時間、物件名、担当者、予約状態を管理する
媒体別集計	媒体ごとの反響数、内見予定、成約、成約率を確認する
担当者別集計	担当者ごとの反響数、未対応、期限超過、成約率を確認する
マスタ	反響媒体、ステータス、温度感、担当者、失注理由の選択肢を管理する
使い方	テンプレートの使い方と判断基準を確認する

このExcelは、小規模な不動産会社の反響管理と追客管理を整理するためのたたき台 です。

本格的なCRM、自動追客、LINE連携、ポータル反響の自動取り込み、顧客行動ログの分析を行うものではありません。まずは、自社の反響管理に必要な項目と追客ルールを整理するために使ってください。

反響管理・追客表Excelテンプレートの使い方

使い方は、次の順番です。

1. マスタを確認する

最初に、マスタシートで次の選択肢を確認します。

• 反響媒体
• ステータス
• 温度感
• 接触方法
• 内見状態
• 担当者
• 区分
• 失注理由

標準では、反響媒体をSUUMO、ホームページ、at home、LIFULL HOME'S、紹介、来店、ポータルその他にしています。

ステータスは、未対応、追客中、内見予定、申込、成約、失注、保留にしています。実際の運用に合わせて、言葉を変えてください。

反響管理では、ステータスの言葉を先にそろえる ことが大事です。

同じ「追客中」でも、担当者ごとに意味が違うと、会議や引き継ぎで状況が分からなくなります。

2. 反響一覧シートに反響情報を入力する

反響一覧シートでは、次の項目を入力します。

• 反響ID
• 受付日
• 顧客名
• 区分
• 反響媒体
• 問い合わせ物件
• 希望エリア
• 予算下限
• 予算上限
• 担当者
• ステータス
• 温度感
• 初回対応日
• 次回連絡日
• 失注理由
• 備考
• 更新日

最終接触日、追客回数、内見予定日、対応状況は自動計算にしています。

このテンプレートでは、反響IDを共通キーにしています。

たとえば、反響一覧に RE-001 と入れたら、追客履歴や内見予約シートでも同じ RE-001 を使います。これによって、追客回数や内見予定日を反響一覧へ集計できます。

反響IDをそろえると、顧客・追客履歴・内見予約を後からつなげやすくなります。

3. 次回連絡日を入れる

追客管理で特に大事なのは、次回連絡日です。

反響を受けた直後は覚えていても、数日後には別の反響や内見対応に埋もれます。

このテンプレートでは、次回連絡日とダッシュボードの基準日をもとに、対応状況を自動判定します。

表示	意味
初回未対応	反響はあるが、初回対応日が入っていない
期限超過	次回連絡日が基準日より前になっている
要対応	次回連絡日が近い
予定あり	次回連絡日が先に設定されている
完了	成約または失注になっている

反響管理表は、顧客名簿ではありません。

次に何をするかが分からない反響管理表は、営業の役に立ちにくい と考えましょう。

4. 追客履歴シートに接触履歴を残す

追客履歴シートでは、次の項目を入力します。

• 反響ID
• 接触日
• 接触方法
• 対応者
• 内容
• 次アクション
• 次回連絡日
• 結果
• メモ

接触方法は、電話、メール、LINE、SMS、来店、内見、内見後フォローなどを想定しています。

不動産営業では、担当者の温度感や会話内容が大事です。だからこそ、個人メモだけで終わらせると、担当変更や休みのときに状況が見えなくなります。

追客履歴には、長い文章を書く必要はありません。

「資料送付」「希望条件ヒアリング」「内見日程調整」「ローン事前審査」「他社決定」のように、後から分かる粒度で残すことが大事です。

5. 内見予約シートに予定を入力する

内見予約シートでは、次の項目を入力します。

• 反響ID
• 顧客名
• 内見日
• 時間
• 物件名
• 担当者
• 状態
• 来店経路
• メモ

顧客名は、反響IDから自動表示されます。

状態は、仮予約、予約、実施済、キャンセル、再調整にしています。

内見予約は、追客管理と分けておくと便利です。鍵の手配、物件確認、現地集合、店舗来店、キャンセル、再調整など、営業活動とは別の確認が必要になるからです。

反響管理と内見予約を反響IDでつなぐ と、反響から内見、申込、成約までの流れを見やすくなります。

6. ダッシュボードで全体を見る

ダッシュボードでは、反響件数、未対応、追客中、期限超過、成約率、内見予定、申込、成約、失注を確認できます。

特に見たいのは、未対応 と 期限超過 です。

未対応が残っている場合は、反響を受けてから初回対応までのルールを確認します。

期限超過が多い場合は、次回連絡日を入力するだけで終わっていて、実際の対応責任者や確認タイミングが決まっていない可能性があります。

媒体別集計と担当者別集計では、どの媒体から反響が来ているか、どの担当者に未対応や期限超過が多いかを確認できます。

反響管理・追客表は、件数を数える表ではなく、対応漏れと次の一手を見つける表 と考えると使いやすくなります。

反響管理・追客表をExcelのままでよい条件

反響管理・追客表は、必ずしもすぐにシステム化する必要はありません。

次の条件に当てはまるなら、まずはExcelで十分なケースもあります。

条件	理由
反響件数が少ない	Excelでも全体を見渡しやすい
担当者が少ない	顧客の重複対応や引き継ぎ漏れが起きにくい
反響の入口が限られている	手入力でも漏れにくい
次回連絡日を週次確認できている	リアルタイム通知がなくても運用できる
媒体別や担当者別の集計が月次で足りる	ダッシュボードの即時性が強く求められていない
追客ルールをまだ固めている段階	いきなりシステム化するよりExcelで試しやすい

Excelの強みは、列をすぐに増やせることです。

たとえば、希望学区、ペット可、駐車場、住宅ローン状況、売却予定時期、LINE交換有無など、自社に必要な項目を試しながら追加できます。

追客ルールや管理項目がまだ固まっていないなら、Excelで試してからシステム化する のが現実的です。

反響管理・追客表をExcelからシステム化した方がよい条件

一方で、次の状態になっているなら、Excelのまま続けるのは危険です。

条件	起きやすい問題
複数店舗、複数担当者で同じ反響を見ている	重複対応や担当不明が起きる
反響件数が増えている	初回対応や次回連絡が漏れる
ポータル、電話、メール、LINE、紹介が分散している	反響の取り込み漏れや転記漏れが起きる
次回連絡日を担当者の記憶に頼っている	追客漏れや機会損失につながる
内見予約、申込、契約までの状態が見えない	店長や事務が状況を把握しにくい
会議前に毎回、媒体別や担当者別の実績を集計している	Excelが日常運用ではなく報告資料になっている
成約率、失注理由、追客回数を営業改善に使いたい	Excelだけでは分析と履歴管理が弱い
自動返信、LINE連携、休眠顧客の掘り起こしをしたい	手作業の追客では追いつきにくい

特に、反響管理表が営業会議、広告費の見直し、担当者別の改善、成約率の分析に使われている場合は注意が必要です。

反響はExcel、追客は個人メモ、内見予定はカレンダー、LINEは担当者のスマホ、成約結果は別表。このように情報が分かれると、どの情報が正しいのか分からなくなります。

最初は何とか回っていても、反響件数が増えるほど、対応漏れ、重複対応、失注理由の未記録、媒体別効果の見誤りが起きやすくなります。

反響管理表が営業の判断材料になっているなら、CRM化やシステム化を検討する段階 です。

不動産業全体の脱エクセルの考え方は、こちらの記事でも整理しています。

不動産業の脱エクセルは何から始める？物件管理・反響管理・契約更新の限界と現実的な進め方

顧客管理のExcel運用については、こちらの記事も参考になります。

顧客管理をExcelで続けてよいケースと危ないケース

脱Excel全体の進め方を先に押さえたい場合は、こちらも参考になります。

脱Excelの進め方ガイド

CRMや業務システムへ移す前に、項目や権限を整理したい場合はこちらの記事も役立ちます。

kintoneに移行する前に整理すべきこと

反響管理・追客をシステム化する場合のおすすめツール3つ

ここでは、2026年4月時点で、反響管理・追客表のExcel運用から次に進むときに候補にしやすいツールを3つ紹介します。

1. いえらぶCLOUD

いえらぶCLOUD

いえらぶCLOUDは、不動産業務を幅広く支援するクラウド型の業務支援システムです。

公式サイトでは、賃貸・売買・管理に対応した不動産業務支援システムとして、物件入力、ポータル掲載、顧客管理、反響分析、WEB接客などの仲介業務向け機能が紹介されています。顧客に応じた物件情報の送信、メールやLINE配信のスケジュール化、反響分析なども紹介されています。

向いているのは、次のようなケースです。

• 反響管理だけでなく、物件入力やポータル掲載もまとめたい
• 賃貸、売買、管理をまたいで業務を一元化したい
• 反響分析や顧客管理も含めて運用したい
• ホームページ制作やポータル連動まで見直したい
• 不動産業務全体の仕組みをまとめて整えたい

反響管理だけを切り出すより、物件情報、広告、顧客、追客まで一体で見直したい会社に向いています。

2. ITANDI 賃貸仲介

ITANDI 賃貸仲介

ITANDI 賃貸仲介は、賃貸仲介業務向けの営業支援システムです。旧サービス名のノマドクラウドとして知っている方もいるかもしれません。

公式ページでは、顧客管理、反響対応、追客、物件提案など、賃貸仲介の営業活動を支援するサービスとして紹介されています。関連情報では、ポータルサイトからの反響取り込み、顧客への自動物件提案、顧客管理やタスク管理を支援する考え方が紹介されています。

向いているのは、次のようなケースです。

• 賃貸仲介の反響対応を改善したい
• ポータル反響から来店、内見、申込までの流れを管理したい
• 追客漏れや担当者ごとの対応差を減らしたい
• 顧客の希望条件に合わせた物件提案を強化したい
• 店舗の営業活動を標準化したい

賃貸仲介で、反響対応、内見、申込までの営業プロセスを整えたい場合に候補にしやすいです。

3. KASIKA

KASIKA

KASIKAは、住宅・不動産業界向けの顧客管理・自動追客・商談管理ツールです。

Cocoliveの発表では、KASIKAは住宅・不動産業界向け自動追客・商談管理ツールとして紹介されています。顧客の行動履歴をAIが分析し、今アプローチすべき顧客をリスト化して、追客文章を生成するAIレコメンド機能も発表されています。また、不動産売却査定の反響をKASIKAに自動登録し、メールやSMSで自動返信する連携事例も紹介されています。

向いているのは、次のようなケースです。

• 長期追客や休眠顧客の掘り起こしを強化したい
• メール、SMS、自動返信を使って追客を仕組み化したい
• 顧客のWeb行動や反応を見ながら営業したい
• 売買仲介、注文住宅、不動産売却査定など、検討期間が長い商談を管理したい
• 担当者の勘に頼らず、追客タイミングを見える化したい

単なる顧客一覧ではなく、長期追客や顧客行動に基づく営業改善まで考えたい場合に向いています。

ツールだけでは対応できないケース

反響管理や追客管理は、ツールを入れれば自動的に良くなるわけではありません。

特に、次のようなケースでは、ツール導入だけでは対応しきれないことがあります。

1. ステータスや追客ルールが決まっていない

未対応、追客中、内見予定、申込、成約、失注。

こうしたステータスの定義が曖昧なままツールを入れると、担当者ごとに入力の意味が変わります。

たとえば、ある担当者は電話を1回したら追客中、別の担当者は内見日が決まるまで未対応のまま。この状態では、システム化しても集計結果を信用できません。

ツール導入前に、ステータスの定義と次アクションを決める 必要があります。

2. 反響の入口が整理されていない

ポータルサイト、ホームページ、電話、メール、LINE、紹介、来店。

反響の入口が多いほど、取り込みルールが重要になります。

どの反響を自動取り込みするのか、電話反響は誰が登録するのか、LINEで来た問い合わせをどう記録するのか。ここを決めないままツールを入れると、結局一部の反響が担当者の手元に残ります。

3. 担当者の営業判断が属人化している

不動産営業では、顧客の温度感や希望条件の読み取りが重要です。

ただし、担当者の判断がすべて個人の勘に依存していると、ツールに入力する内容もばらつきます。

どの条件なら温度感を高にするのか、何日以内に初回対応するのか、内見後はいつフォローするのか、長期追客へ移す基準は何か。こうした運用ルールが必要です。

4. 物件管理や内見予約とつながっていない

反響管理だけをシステム化しても、物件情報や内見予約が別管理のままだと、確認作業は残ります。

顧客に提案した物件、内見した物件、申込した物件、成約した物件がつながらないと、追客履歴を見ても営業の流れが分かりません。

反響管理は、物件・内見・申込・契約とつながって初めて価値が出やすい 業務です。

5. 既存システムやポータルとの連携設計が必要

すでに物件管理システム、賃貸管理システム、ホームページCMS、ポータル連動ツール、LINE公式アカウントなどを使っている場合は、連携の整理が必要です。

どのシステムを正本にするのか、どの情報を同期するのか、どこで担当者を決めるのか。ここを曖昧にすると、二重管理や入力漏れが残ります。

迷ったらプロに相談する

反響管理・追客表は、Excelテンプレートで始めやすい業務です。

ただし、反響件数が増え、担当者が増え、媒体が増え、追客履歴や内見予約まで関わるようになると、Excelだけでは限界が出やすくなります。

特に、次の状態なら、ツール選定の前に業務整理から始めることをおすすめします。

• 反響の入口が複数あり、取り込み漏れがある
• 次回連絡日や内見予定が担当者の記憶に残っている
• 追客ルールやステータスの定義が担当者ごとに違う
• 媒体別の反響数や成約率を毎回手作業で集計している
• CRMを入れたいが、どこまで既存業務を変えるべきか分からない

bitlightでは、Excelで動いている業務を整理し、残すExcel、システム化する業務、ツールだけでは足りない部分を一緒に設計できます。

反響管理・追客管理のExcel運用を相談する

まとめ

不動産業の反響管理・追客表は、最初から大きなシステムを入れなくても、Excelで型を作ることができます。

まずは、反響ID、担当者、ステータス、次回連絡日、追客履歴、内見予約をそろえましょう。

そのうえで、未対応や期限超過が増える、反響の入口が増える、媒体別や担当者別の成果を営業改善に使いたい、LINE連携や自動追客が必要になる。そうした段階になったら、CRMや不動産業務システムへの移行を検討するタイミングです。

反響管理・追客表は、顧客名簿ではなく、次の対応を漏らさないための営業管理表 です。

まずはExcelで管理項目を整理し、運用が固まってから、必要な範囲をシステム化していきましょう。