脱Excelは何から始めるべきか｜企画段階で最初に整理すること

先に結論

脱Excelを任されたとき、最初にやるのは Excelをやめる方法探し ではありません。
先に整理したいのは、次の3つです。

• 何が一番つらいのか
• 誰が一番困っているのか
• どの事故やムダを先に減らしたいのか

つまり企画段階で決めるのは、脱Excelの目的 です。

たとえば、

• 集計にかかる時間を減らしたい
• 特定の人しか更新できない状態を変えたい
• 転記ミスや更新漏れを減らしたい
• 履歴や権限をきちんと管理したい

のように、何を良くしたいのかを言葉にできる状態 を目指します。

全体の流れから見たい場合は、先にこちらを読むと整理しやすいです。

脱Excelの進め方ガイド

企画段階で最初に決めること

企画段階で決めるのは、何を改善したいのか です。
ここではまだ、どのツールを使うかや、画面をどう作るかまでは決めません。

この段階で必要なのは、困りごとに名前を付けること です。

たとえば、同じ「Excelがつらい」でも中身はかなり違います。

• 毎回の集計に時間がかかっている
• ファイルが多すぎて最新版が分からない
• ルールが人によって違い、ミスが増えている
• 他のシステムへ二重入力していて手間が大きい

何が中心の問題かで、後の進め方は変わります
ここがぼんやりしたまま進めると、途中で「何のために移すんだっけ」となりやすいです。

なぜ脱Excelの話が出るのか

脱Excelの話は、たいてい 次のどれかの困りごと から始まります。

1. 時間がかかる

月次集計、レポート作成、転記、突合に毎回時間がかかる状態です。
この場合は、Excelそのものより 作業の流れが人手に寄りすぎている ことが問題かもしれません。

2. 特定の人しか分からない

担当者しか更新ルールを知らない、引き継げない、休むと止まる。
これは Excel が悪いというより、運用が人に寄っている サインです。

3. ミスがそのままトラブルになる

転記ミス、集計ミス、更新漏れが、請求や顧客対応や会議資料にそのまま響く状態です。
この段階まで来ると、ただ不便なだけではなく、仕事の品質の問題 になっています。

4. 履歴や権限を管理しにくい

誰がいつ変えたか分からない、見せたくない情報まで見えてしまう。
この手の悩みは、長く使う台帳や管理表で起きやすいです。

5. 他システムとつながらない

別のシステムから CSV を出して Excel へ貼り、そこからまた別の資料を作る。
こうした二重入力や貼り直しが多いなら、連携しにくさが元の問題 になっています。

脱Excelを目的にすると失敗しやすい理由

脱Excelという言葉は強いので、つい Excelをやめること自体が目的 になりがちです。
でも実務では、それだと失敗しやすいです。

理由はシンプルで、Excelをやめても、困りごとがなくなるとは限らない からです。

たとえば、

• 更新ルールが曖昧なまま別ツールへ移す
• 必須項目が決まっていないまま入力画面を作る
• 何を会議で見たいか決めずにデータだけ移す

という進め方をすると、場所だけ変わって、混乱はそのまま残ります。

反対に、Excelを一部残していても、

• 共有運用が安定する
• ミスが減る
• 引き継ぎしやすくなる
• 集計が軽くなる

なら、それでも十分前に進んでいます。

脱Excelは Excel をなくすことではなく、仕事が回る形に整えること
ここを最初に押さえておくと、企画段階で迷いにくくなります。

企画段階で整理したい4つの質問

ここからは、まず考えたい4つの質問 に絞ります。

1. 一番時間がかかっているのは何か

「管理表が重い」ではなく、何に時間がかかっているかを具体的にします。

• 毎回の集計か
• 転記か
• 確認作業か
• 会議前の資料づくりか

ここがはっきりすると、次の現状分析もしやすくなります。

2. 誰が一番困っているのか

営業なのか、経理なのか、管理部なのか、責任者なのか。
困っている人が違えば、改善の優先順位も変わります。

たとえば、現場は入力の手間で困っていて、責任者は数字の見え方で困っていることもあります。
似ているようで、必要な対応は違います。

3. どの事故を先に減らしたいのか

困りごとを広く取りすぎると、企画段階で話が大きくなりすぎます。
まずは影響の大きいものから絞る方が進めやすいです。

たとえば、

• 更新漏れで対応が遅れる
• 集計ミスで会議の数字がずれる
• 最新版が分からず二重対応が起きる

のように、具体的なトラブルで考えると優先順位を付けやすい です。

4. その問題はExcelの限界か、運用の問題か

ここはかなり大事です。Excelの限界と、運用の問題を分けて考える ためです。

たとえば、

• 入力ルールが揃っていない
• 更新責任者が決まっていない
• 例外時の扱いが曖昧

なら、中心の問題は運用側 かもしれません。

一方で、

• 複数人が同時に更新する
• 履歴や権限が必要
• 毎週の集計をリアルタイムで見たい

なら、Excelだけで持ち続けるのが難しい状態 かもしれません。

この段階ではまだ決めなくてよいこと

企画段階では、話が一気に細かくなりがちです。
でもここでは、まだ決めなくてよいこと があります。

• どのツールにするか
• 画面項目をどう並べるか
• 詳細な権限設計
• 全部移すか、一部だけ移すかの細かい線引き

これを早く決めすぎると、現状をよく見ないまま結論だけ先に決まります。

企画段階の役割は、どこへ向かうかを決めること です。
設計を始めることではありません。ここでは方向を決める ことが先です。

企画フェーズが終わった状態の目安

企画フェーズが終わったと言えるのは、次の3つを説明できる状態 です。

• 何を良くしたいのか
• 誰のための改善なのか
• どの問題から先に手を付けるのか

たとえば、

月次レポート作成に毎回半日かかっているので、まずは集計と転記の手間を減らしたい
特に困っているのは営業企画と管理部で、会議前の作業負荷が大きい
まずは最新版の混乱と集計ミスを減らすところから始める

くらいまで言えれば、次の現状分析に入りやすい状態 です。

具体例で見る企画フェーズ

以下は、イメージしやすくするための架空の例 です。

失敗例: 青葉設備サービス株式会社（従業員48名 / 設備保守）
営業事務の案件表、保守日程表、請求予定表を全部Excelで回していました。
社長が「今年中に全部やめよう」と言い出し、すぐにベンダーとの打ち合わせが始まりました。
でも最初の会議では、営業は「案件の見え方を変えたい」、経理は「請求漏れを減らしたい」、現場は「日程変更の連絡を減らしたい」と話すだけで、どの困りごとから先に片付けるかが決まりませんでした。
そのまま「今ある表を全部載せ替える」前提で話が進み、画面項目だけが増えていきました。
2か月後には画面案だけが膨らみ、現場からは「入力が増えるだけでは」という反発が出て、試しに動かす前の段階で止まりました。
失敗の理由は、脱Excelそのものが目的になっていて、何を良くしたいかを決めないまま進めたこと でした。

成功例: 北浜冷機サービス株式会社（従業員36名 / 業務用空調の保守）
この会社でも、案件管理、訪問日程、請求準備がすべてExcelでつながっていました。
ただし最初の会議では、「全部移すか」ではなく、「毎月どのトラブルが一番痛いか」から話を始めました。
そこで見えたのは、保守完了の報告遅れが請求遅れにつながり、月末に営業事務と経理が毎回残業していることでした。
企画段階では、まず 保守完了報告と請求準備のつながりを整える ことだけを目的に置き、案件全体の見直しは後回しにしました。
この時点で「最初に減らしたいのは月末の請求漏れと確認電話」という共通認識ができたので、次の現状分析でも見る場所がぶれませんでした。

次に現状分析で見ること

目的が見えたら、次は 今どう回っているか を見ます。
ここで初めて、業務の流れを具体的に追います。

見るポイントは次の通りです。

• 誰がどのタイミングで入力しているか
• どこで転記が起きているか
• どこで待ちが発生しているか
• どこで重複入力や更新漏れが起きているか

この段階では ファイル一覧を作ること より、業務の流れを見えるようにすること が大切です。

全体の流れに戻って確認したい場合は、こちらが親記事です。

脱Excelの進め方ガイド

現状分析の進め方をそのまま次に読みたい場合は、こちらで詳しく整理しています。

脱Excelの現状分析はどう進める？Excel運用の棚卸しで見ること

関連する困りごとがはっきりしているなら

企画段階の時点で、どこが苦しいかがある程度見えているなら、次の記事も読みやすいです。

案件管理をExcelで続ける限界

顧客管理をExcelで続けてよいケースと危ないケース

月次レポートをExcel手作業で回す限界と自動化の始め方

まとめ

脱Excelを任されたとき、最初にやるのはツール探しではありません。
まずは、何を良くしたいのか を整理することです。

企画段階では、次を押さえると進めやすくなります。

• 何が一番つらいのか
• 誰が困っているのか
• どの事故を減らしたいのか
• その問題は Excel の限界か、運用の問題か

ここが言葉になれば、次の現状分析で見るべきものもはっきりしてきます。