工事台帳Excelテンプレート｜使い方とシステム化の判断基準

工事台帳は、建設業・工務店・設備工事業でよく使われるExcelのひとつです。

工事名、発注者、現場、担当者、契約金額、実行予算、原価、請求、入金、粗利をまとめるため、単なる一覧表というより、工事ごとの状況を見る入口になります。

この記事では、すぐに使える工事台帳のExcelテンプレートと、その使い方を紹介します。あわせて、Excelのままでよい条件、Excelをやめてシステム化した方がよい条件、おすすめツール、ツールだけでは対応しきれないケースも整理します。

工事台帳Excelテンプレートをダウンロード

まずは、こちらのExcelテンプレートを使ってみてください。

工事台帳Excelテンプレートをダウンロード

このテンプレートには、次のシートを入れています。

シート	用途
ダッシュボード	工事件数、契約金額、原価合計、粗利率、未請求、未入金を確認する
工事台帳	工事ID、工事名、発注者、契約金額、実行予算、進捗率を入力する
原価明細	材料費、労務費、外注費、経費などの予算額と実績額を入力する
請求入金	請求日、請求金額、入金予定日、入金額を入力する
月次集計	契約月、請求月をもとに月ごとの金額を確認する
マスタ	担当者、ステータス、原価区分、請求区分、支払状態を管理する
使い方	テンプレートの使い方と判断基準を確認する

このExcelは、小規模な工事台帳を整理するためのたたき台 です。

実際の運用では、原価科目、工種、請求区分、承認ルール、会計連携の有無が会社によって違います。まずはテンプレートを使いながら、自社に必要な管理項目を整理してください。

工事台帳Excelテンプレートの使い方

使い方は、次の順番です。

1. マスタを確認する

最初に、マスタシートで次の選択肢を確認します。

• 担当者
• ステータス
• 原価区分
• 請求区分
• 支払状態
• 工種

標準では、ステータスを見積中、契約済、施工中、検査待ち、完工、遅延、保留にしています。実際の現場に合わせて、言葉を変えてください。

原価区分は、材料、労務、外注、経費、重機、その他にしています。建設業では会社ごとに原価科目の持ち方が違うため、会計や原価管理のルールに合わせて調整します。

2. 工事台帳シートに工事情報を入力する

工事台帳シートでは、次の項目を入力します。

• 工事ID
• 工事名
• 発注者
• 現場
• 担当者
• ステータス
• 契約日
• 着工日
• 完工予定日
• 契約金額
• 実行予算
• 進捗率
• 注意事項
• 更新日

原価合計、予算差異、粗利見込、粗利率、請求済額、入金済額、未請求額、未入金額、請求状態は自動計算にしています。

このテンプレートでは、工事IDを共通キーにしています。

たとえば、工事台帳に KJ-001 と入れたら、原価明細や請求入金シートでも同じ KJ-001 を使います。これによって、工事ごとの原価や請求額が工事台帳へ集計されます。

工事IDの付け方を先に決める ことが、工事台帳をExcelで管理するうえで大事です。

3. 原価明細シートに費用を入力する

原価明細シートでは、工事ごとの費用を入力します。

• 工事ID
• 日付
• 区分
• 工種
• 仕入先／外注先
• 内容
• 予算額
• 実績額
• 支払状態
• 備考

差異は自動計算です。

予算額より実績額が大きい場合は、差異がマイナスになります。外注費や材料費が増えている工事は、追加変更工事の請求漏れや、見積時の積算漏れがないか確認します。

4. 請求入金シートに請求と入金を入力する

請求入金シートでは、請求と入金の状況を入力します。

• 工事ID
• 回数
• 請求日
• 請求区分
• 請求金額
• 入金予定日
• 入金日
• 入金額
• 備考

未入金額と状態は自動計算です。

入金予定日を過ぎても未入金額が残っている場合は、入金遅れとして確認できます。

建設業では、着手金、中間金、出来高、完工金、追加工事など、請求タイミングが分かれることがあります。請求区分を分けておくと、どの請求が未入金なのか確認しやすくなります。

5. ダッシュボードで全体を見る

ダッシュボードでは、工事件数、契約金額、原価合計、粗利見込、粗利率、未請求額、未入金額を確認できます。

特に見たいのは、未請求額 と 未入金額 です。

未請求額が大きい場合は、追加変更工事や出来高請求の拾い漏れがあるかもしれません。

未入金額が大きい場合は、請求書の送付状況、入金予定日、督促ルールを確認します。

工事台帳は、工事一覧ではなく、利益と回収の異常を早めに見つける表 と考えると使いやすくなります。

工事台帳をExcelのままでよい条件

工事台帳は、必ずしもすぐにシステム化する必要はありません。

次の条件に当てはまるなら、まずはExcelで十分なケースもあります。

条件	理由
更新担当者が1〜2名に限られている	最新版や入力ルールの混乱が起きにくい
工事件数が少ない	Excelでも一覧性を保ちやすい
原価明細や請求入金の件数が多すぎない	手入力でも破綻しにくい
月次や週次の確認で足りる	リアルタイム性が強く求められていない
会計、発注、日報、勤怠との連携が少ない	転記が少なく、ミスの影響範囲も限定される
管理項目をまだ固めている段階	いきなりシステム化するよりExcelで試しやすい

Excelの強みは、列をすぐに追加できることです。

たとえば、追加変更工事の管理項目を増やしたい、工種別の原価を試しに見たい、入金予定日の管理を始めたい。こうした段階では、Excelの柔らかさが役に立ちます。

工事台帳の管理項目がまだ固まっていないなら、Excelで試してからシステム化する のが現実的です。

工事台帳をExcelからシステム化した方がよい条件

一方で、次の状態になっているなら、Excelのまま続けるのは危険です。

条件	起きやすい問題
営業、現場、事務、経理が同じ台帳を使っている	更新漏れや最新版の取り違えが起きやすい
追加変更工事が多い	請求漏れや原価反映漏れが起きやすい
発注、支払、請求、入金が別Excelに分かれている	数字の突き合わせに時間がかかる
会議前に毎回集計し直している	台帳が日常運用ではなく資料作成用になっている
工事ごとの粗利見込みをすぐ確認できない	利益悪化への対応が遅れる
担当者しか数字の作り方を説明できない	属人化し、引き継ぎが難しくなる
会計や原価管理システムへ転記している	二重入力と転記ミスが増える

特に、工事台帳が利益判断や請求判断の根拠になっている場合は注意が必要です。

工事台帳、原価明細、発注管理、請求管理、入金管理が別々に存在すると、どの数字が正しいのか分からなくなります。

最初は何とか回っていても、工事件数が増えるほど、更新漏れ、二重入力、未請求、未入金、粗利悪化の発見遅れが起きやすくなります。

工事台帳が会社全体の判断材料になっているなら、システム化を検討する段階 です。

建設業全体の脱エクセルの考え方は、こちらの記事でも整理しています。

建設業の脱エクセルは何から始める？工事台帳・工程表・原価管理の限界と現実的な進め方

工事台帳をシステム化する場合のおすすめツール3つ

ここでは、2026年4月時点で、工事台帳のExcel運用から次に進むときに候補にしやすいツールを3つ紹介します。

1. kintone

kintone 建設業完全網羅パッケージ

kintoneは、Excelで管理していた台帳や進捗表を、業務アプリとして共有しやすいツールです。

建設業完全網羅パッケージでは、工事台帳アプリで工事ごとの売上、原価、粗利を可視化し、各アプリに入力されたデータを工事台帳に集約する考え方が紹介されています。

向いているのは、次のようなケースです。

• Excelの工事台帳を活かして、まずは共有アプリ化したい
• 工事ごとに入力項目や確認フローを柔軟に変えたい
• 写真報告、仕入、支払、発注、人員配置なども段階的につなげたい
• 専用システムを入れる前に、小さく始めたい

一方で、建設業特有の会計処理や原価管理が深い場合は、kintoneだけで完結させるより、プラグインや外部サービスとの連携も含めて設計する必要があります。

2. ANDPAD

ANDPAD 原価管理の課題

ANDPADは、建設プロジェクト管理に強いクラウドサービスです。

公式サイトでは、案件ごとの工事原価をリアルタイムに把握すること、契約時から実行予算、精算完了までのステータスごとに原価を一元管理すること、追加工事によるコストも更新しながら粗利推移を確認できることが紹介されています。

向いているのは、次のようなケースです。

• 現場、営業、事務、管理者で同じ工事情報を見たい
• 見積、発注、請求、粗利管理をつなげたい
• 現場との情報共有や施工管理も含めて見直したい
• 住宅、リフォーム、設備、外装など、現場管理と原価管理をまとめたい

工事台帳だけでなく、現場側の情報共有まで含めて変えたい場合は候補にしやすいです。

3. どっと原価3

どっと原価シリーズ 機能一覧

どっと原価3は、建設業向けの原価管理システムです。

公式サイトでは、見積作成、受注登録、実行予算、予算履歴、発注管理、日報入力、原価集計、売上・入金伝票入力、支払管理、会計連動など、建設業の原価管理に関わる機能が紹介されています。

向いているのは、次のようなケースです。

• 工事台帳を、原価管理や会計に近い領域までつなげたい
• 実行予算、発注、支払、売上、入金を一体で管理したい
• 工事ごとの原価と利益を経営判断に使いたい
• 建設業特有の原価集計や会計連携まで見たい

Excelの工事台帳が、すでに原価管理や会計処理の入口になっているなら、こうした建設業向け原価管理システムを検討しやすいです。

ツールだけでは対応できないケース

ここまでツールを紹介しましたが、ツールを入れれば工事台帳の問題が自動で解決するわけではありません。

むしろ、次のような状態では、ツール導入の前に業務整理が必要です。

1. 工事IDや工事名のルールが決まっていない

同じ工事なのに、営業は略称で呼び、現場は現場名で呼び、経理は発注者名で管理している。

この状態のままシステム化すると、工事台帳、発注、請求、入金がうまく紐づきません。

まず決めるべきなのは、工事ID、工事名、発注者、現場名のルールです。

工事を一意に特定するルールがないままツールを入れると、検索できない台帳になる ことがあります。

2. 原価科目や工種の使い方が人によって違う

ある担当者は外注費に入れ、別の担当者は労務費に入れる。材料費と経費の分け方も人によって違う。

この状態では、ツールに移しても正しい集計にはなりません。

原価科目、工種、支払状態、追加工事の扱いを先にそろえる必要があります。

3. 追加変更工事の請求判断が曖昧

建設業では、工事中に追加変更が発生しやすいです。

ただし、どの変更を請求するのか、誰が承認するのか、いつ請求へ回すのかが曖昧だと、ツールに登録しても請求漏れは残ります。

追加変更工事は、金額だけでなく、発生理由、承認者、請求可否、請求予定日まで決めておくと管理しやすくなります。

4. 現場、事務、経理の役割分担が決まっていない

工事台帳は、現場だけの表ではありません。

現場は進捗や追加工事を入力し、事務は請求書や入金を確認し、経理は会計処理や支払を確認する。こうした役割分担が曖昧だと、ツール導入後も「念のためExcelにも書いておく」という運用に戻ります。

5. 既存システムとのつなぎ方が決まっていない

会計ソフト、見積ソフト、勤怠、日報、写真台帳、電子契約など、すでに使っている仕組みがある場合は、どれを正本にするかを決める必要があります。

正本とは、最終的に正しいとみなす情報の置き場です。

工事台帳をシステム化するなら、契約、原価、発注、請求、入金、支払のどの情報をどこで管理するかを先に整理します。

判断に迷う場合はプロに相談する

工事台帳のExcel運用は、会社ごとの差が大きいです。

同じ建設業でも、元請けか下請けか、住宅か設備か土木か、工事件数が多いか、追加変更工事が多いか、会計処理まで含めるかで、必要な仕組みは変わります。

だからこそ、ツール名だけで決めるのは危険です。

先に整理したいのは、次の順番です。

1. 今の工事台帳で何を管理しているか
2. どの列が利益、請求、入金、支払の判断に使われているか
3. 誰が、いつ、どのタイミングで更新しているか
4. 原価、発注、請求、入金がどの表やシステムに分かれているか
5. 工事ID、原価科目、工種、請求区分のルールがあるか
6. Excelで残す業務と、システム化する業務をどう分けるか

ここまで整理すると、Excelで十分なのか、kintoneのような業務アプリでよいのか、ANDPADのような建設プロジェクト管理が必要なのか、どっと原価3のような原価管理システムまで必要なのかが見えやすくなります。

ツール選定の前に、工事台帳が担っている役割と判断ルールを整理する ことが、建設業のシステム化では一番大事です。

自社だけで整理するのが難しい場合は、プロに相談するのがおすすめです。

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まとめ

工事台帳は、建設業のExcelの中でも特に重要な管理表です。

小規模な運用、管理項目の整理段階、更新者が少ない状態なら、まずはExcelテンプレートで十分に始められます。

一方で、複数部署で更新する、追加変更工事が多い、発注や請求や入金とつながる、工事ごとの利益判断に使っている。こうした状態なら、システム化を検討した方がよいです。

まずはテンプレートを使って、自社の工事台帳に必要な項目を整理してみてください。

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