Notionステータスの使い方｜未着手・進行中・確認待ちをチームで揃える

Notionのステータスプロパティは、タスクや案件の状態を揃えるための重要なプロパティです。

Notion公式ガイドでは、ステータスプロパティはタスクの状態を具体的に表示し、未着手、進行中、完了のカテゴリとカスタムサブカテゴリを使えることが説明されています。

Notion公式ガイド：ステータスプロパティでタスクの進捗を可視化する

ただし、ステータスを色付きラベルとして使うだけでは、業務は整理されません。

• 進行中の意味が人によって違う
• 確認待ちと保留が混ざる
• 差し戻しがコメントだけで残り、DBに出ない
• 完了条件が曖昧で、終わったつもりになる
• 期限超過なのに進行中のまま放置される

Notionステータスは、見た目のラベルではなく、チームで状態の意味、遷移条件、確認者、完了条件を揃えるための共通言語 として設計します。

この記事では、Notionステータスの使い方を、セレクトとの違い、確認待ち、差し戻し、保留、期限超過ビュー、レビュー運用まで整理します。

基本ステータス

最初は、次の5つで十分です。

ステータス	意味
未着手	まだ作業していない
進行中	担当者が作業している
確認待ち	確認者の確認を待っている
差し戻し	修正が必要
完了	完了条件を満たした

チームによっては、保留を追加します。

ステータス	使う場面
保留	外部回答待ち、前提未確定、実施判断待ち
顧客待ち	顧客からの返答待ち
社内確認待ち	社内レビューや承認待ち

Notion進捗管理の作り方

セレクトとの違い

状態管理には、ステータスを使います。

分類には、セレクトを使います。

項目	使うプロパティ
未着手、進行中、完了	ステータス
問い合わせ、見積、契約	セレクト
高、中、低	セレクト
営業、開発、管理	セレクト
複数のタグ	マルチセレクト

公式ガイドでも、ステータスはプロジェクトやタスクの進捗状況を明確にするためのプロパティとして説明されています。

「状態」と「分類」を混ぜると、ビューが作りにくくなります。

遷移条件を決める

ステータスは、次に移る条件を決めます。

現在	次	条件
未着手	進行中	担当者が作業開始した
進行中	確認待ち	成果物が確認可能になった
確認待ち	完了	確認者が承認した
確認待ち	差し戻し	修正点がある
差し戻し	進行中	担当者が修正を開始した
進行中	保留	外部回答や判断待ちになった

遷移条件がないと、担当者の感覚でステータスが変わります。

ステータス名より、動かす条件が重要です。

確認待ち・差し戻し・保留

実務で効くのは、確認待ちと差し戻しです。

状態	必要なプロパティ
確認待ち	確認者、確認期限
差し戻し	差し戻し理由、再提出期限
保留	保留理由、再開条件

確認待ちなのに確認者が空欄だと、誰も動きません。

差し戻しなのに理由がコメントだけだと、一覧で見えません。

保留なのに再開条件がないと、永遠に残ります。

ボードビューとレビュー

ステータスは、ボードビューと相性がよいです。

ビュー	フィルター
進行中ボード	完了以外
確認待ち	ステータスが確認待ち
差し戻し	ステータスが差し戻し
期限超過	期限が今日以前、完了以外
保留棚卸し	ステータスが保留、更新日が古い

Notion公式ガイドでも、ステータスでデータベースビューを絞り込み、ボードをステータスでグループ化できることが説明されています。

Notionボードビューの使い方

週次レビューでは、完了数だけでなく止まっている理由を見ます。

見る項目	判断
確認待ちが多い	確認者が詰まっている
差し戻しが多い	完了条件が曖昧
保留が多い	前提整理が不足
期限超過が多い	見積もりか優先順位が崩れている

完了条件を明文化する

ステータスの「完了」は、担当者が終えたという意味ではありません。

業務では、確認者が完了条件を満たしたと判断した状態です。

タスク	完了条件の例
提案資料作成	確認者レビュー済み、顧客送付前の版が確定
問い合わせ対応	顧客へ回答済み、必要ならFAQ化判断済み
記事公開	本文、画像、内部リンク、メタデータ確認済み
月次レポート	数値確認済み、提出先へ共有済み

完了条件がないと、担当者の主観で完了になります。

そのため、ステータスとは別に 完了条件 プロパティやテンプレート内のチェックリストを持たせます。

失敗例

ステータスが増えすぎると、逆に運用できません。

失敗	対策
細かい状態を作りすぎる	ビューやタグで補助する
人によって意味が違う	ステータス定義表を作る
完了条件がない	完了条件プロパティを作る
期限超過が見えない	期限超過ビューを作る
差し戻しがコメントだけ	差し戻し理由をDBに持つ

ステータスは、チームの判断を揃えるための仕組みです。

色や名前より、遷移条件とレビュー運用を決めることが重要です。