Notionプロジェクト管理テンプレートの選び方｜そのまま使わず業務DBに直す方法

Notionのプロジェクト管理テンプレートは、かなり豊富です。

Notion公式の無料のプロジェクトテンプレートを見ると、ロードマップ、課題管理、計画、チケット管理など、さまざまな用途のテンプレートが並んでいます。外部メディアにも、2syncのプロジェクト管理テンプレート比較のように、カンバン、ガントチャート、アジャイル、ロードマップ、フリーランサー向けなどを比較する記事があります。

しかし、実務で問題になるのは「どのテンプレートを複製するか」ではありません。

問題になるのは、複製した後です。

• プロジェクトとタスクが同じDBに混ざっている
• タスクに担当者と期限はあるが、確認者や完了条件がない
• 議事録や決定事項とつながらない
• 週次レビューで見るビューがない
• 顧客共有ページと社内メモが混ざる
• Slack通知が多すぎるか、逆に何も通知されない
• 進捗率は見えるが、どこで止まっているか分からない

Notionプロジェクト管理テンプレートは、完成品として使うものではなく、自社の業務DBへ直すための素材として選ぶ のが現実的です。

この記事では、Notionのプロジェクト管理テンプレートを選ぶ基準と、複製した後に業務用へ直す手順を整理します。

先に結論：テンプレートは完成品ではない

Notionのプロジェクト管理テンプレートを選ぶときは、見た目や機能数ではなく、次の4点を見ます。

見るポイント	確認すること
DBが分かれているか	プロジェクトDBとタスクDBが別か
関連情報をつなげられるか	議事録、決定事項、顧客、資料とリレーションできるか
運用ビューがあるか	自分のタスク、期限超過、確認待ち、週次レビューが見えるか
権限と共有を分けられるか	顧客共有用と社内管理用を分離できるか

テンプレート選びで失敗する会社は、だいたい「すぐ使えるか」だけを見ています。

もちろん、すぐ使えることは大事です。ただ、業務で使うなら、1週間後、1か月後、プロジェクトが10件になった後に崩れないかを見る必要があります。

選ぶ前に管理粒度を決める

テンプレートを探す前に、まず管理粒度を決めます。

ここを決めずにテンプレートを選ぶと、見た目はよいのに、自社の業務には合わない構成になります。

管理したいもの	向いているテンプレートの方向
個人のToDo	シンプルなタスク管理、今日やること中心
小さな社内施策	プロジェクトDBとタスクDBが軽く分かれているもの
顧客案件の進行	顧客、議事録、確認依頼、納品物を紐づけられるもの
制作進行	カンバン、期限、確認待ち、素材待ちが見えるもの
開発・不具合管理	NotionだけでなくGitHub Issues、Jira、Backlog連携を前提にする
経営・承認が絡む案件	権限、決定事項、承認履歴を分けられるもの

特に、個人用テンプレートをチーム案件管理に流用するのは注意が必要です。

個人用のテンプレートは、入力項目が少なく、画面も見やすいです。一方で、チーム運用に必要な担当者、確認者、発生元、完了条件、レビュー日、権限、通知が不足しがちです。

最初に決めるべきなのは、次の3つです。

決めること	例
プロジェクトの単位	顧客案件、社内施策、制作物、開発テーマ
タスクの単位	1人が1日から数日で完了できる作業
レビューの単位	週次で責任者が見る案件、期限超過、確認待ち

この3つが曖昧なままテンプレートを選ぶと、後でDBを大きく作り直すことになります。

最低限必要なDB構成

プロジェクト管理テンプレートを業務用に直すなら、最低限、次のDB構成にします。

DB	役割
プロジェクトDB	案件、施策、制作物など管理対象の単位
タスクDB	担当者、期限、完了条件、確認状態を追う実行単位
議事録DB	会議の文脈、論点、対応事項候補を残す
決定事項DB	後から参照すべき合意、承認、方針変更を残す

テンプレートによっては、1つのDBだけでプロジェクトとタスクを管理するものもあります。小さく始めるには悪くありません。

ただし、チームで使うなら、プロジェクトDBとタスクDBは分ける方が安定します。

理由は単純です。プロジェクトとタスクでは、見る人、更新頻度、必要なプロパティが違うからです。

項目	プロジェクトDB	タスクDB
見る人	責任者、マネージャー、チーム全体	担当者、確認者、マネージャー
更新頻度	週次、節目ごと	毎日、作業ごと
主なプロパティ	責任者、期間、状態、優先度、関連顧客	担当者、期限、完了条件、ステータス、発生元
実行管理	直接はしない	ここで行う

1つのDBに全部入れると、最初は楽です。

しかし、プロジェクトの状態を見たい人に細かいタスクが大量に見えたり、担当者が今日やるタスクだけを見たいのにプロジェクト概要まで混ざったりします。

プロジェクトは管理対象、タスクは実行単位。ここを分けるだけで、テンプレートはかなり業務用に近づく と考えてください。

Notionプロジェクト管理の作り方

テンプレートを複製した後に直す項目

テンプレートを複製したら、すぐに使い始める前に棚卸しをします。

見る場所は、本文のデザインではなく、DB、プロパティ、ビュー、権限です。

棚卸し項目	見ること	直し方
DB構成	プロジェクトとタスクが混ざっていないか	必要ならDBを分ける
プロパティ	担当者、期限、状態だけで足りるか	確認者、完了条件、発生元を追加する
ステータス	状態が多すぎないか	未着手、進行中、確認待ち、保留、完了に絞る
ビュー	実務で見る場面ごとにあるか	自分のタスク、期限超過、確認待ち、週次レビューを作る
リレーション	議事録や決定事項とつながるか	関連議事録、関連決定事項を追加する
権限	社外に見せてよいページか	顧客共有用と社内管理用を分ける
通知	行動が必要なときだけ通知されるか	確認待ち、期限超過だけに絞る

特に重要なのは、確認者と完了条件です。

テンプレートには、担当者と期限は入っていても、確認者と完了条件がないことがあります。個人用ならそれでも回りますが、チーム運用では不十分です。

たとえば、タスク名が「資料を作る」だけだと、担当者は作ったつもりでも、責任者はまだ足りないと感じるかもしれません。

業務用にするなら、次のように直します。

弱いタスク	業務用のタスク
資料を作る	A社提案資料の費用比較表を追加し、社内確認者にレビュー依頼する
顧客に確認する	B社の田中さんに、納品希望日を3候補から選んでもらう
デザイン修正	トップページFVの見出しとCTA文言を修正し、Figmaコメントを解消する

テンプレートを業務用にするとは、こういう曖昧さを消すことです。

プロジェクトDBに追加するプロパティ

プロジェクトDBには、全体状態を見るためのプロパティを置きます。

プロパティ	型	用途
プロジェクト名	タイトル	案件、施策、制作物の名前
種別	セレクト	顧客案件、社内改善、制作、開発、採用など
責任者	ユーザー	最終判断する人
参加メンバー	ユーザー	実務に関わる人
開始日	日付	着手日
期限	日付	全体の完了期限
状態	ステータス	未着手、進行中、確認待ち、保留、完了
優先度	セレクト	高、中、低
関連顧客	リレーション	顧客DBや会社DBとつなぐ
関連タスク	リレーション	タスクDBとつなぐ
関連議事録	リレーション	議事録DBとつなぐ
関連決定事項	リレーション	決定事項DBとつなぐ
最終レビュー日	日付	最後に進捗確認した日

テンプレートに「進捗率」が入っている場合もあります。

進捗率自体は便利ですが、手入力にしない方がよいです。タスクDBの完了数からロールアップや数式で出す方が、報告の都合で数字が変わりにくくなります。

ただし、進捗率だけで判断しないでください。

80%完了していても、残り20%が顧客確認や仕様決定なら、プロジェクトは止まります。逆に30%でも、重要な不確実性が解消されていれば順調なこともあります。

プロジェクトDBでは、完了率よりも、確認待ち、保留、期限超過、未決事項を見る方が実務的です。

タスクDBに追加するプロパティ

タスクDBは、毎日見るDBです。

テンプレートのタスクDBを業務用にするなら、次のプロパティを追加します。

プロパティ	型	用途
タスク名	タイトル	実行する内容
関連プロジェクト	リレーション	どの案件・施策のタスクか
担当者	ユーザー	作業する人
確認者	ユーザー	完了判定する人
期限	日付	いつまでに終えるか
ステータス	ステータス	未着手、進行中、確認待ち、保留、完了
優先度	セレクト	高、中、低
完了条件	テキスト	何をもって完了とするか
発生元	セレクト	会議、顧客依頼、社内依頼、定例作業など
関連議事録	リレーション	どの会議から生まれたか
ブロッカー	テキスト	進行を止めている要因
次回確認日	日付	いつ確認するか

Notion公式ヘルプでは、サブアイテムと依存関係を使って、親子タスクや前後関係を扱えると説明されています。

ただし、最初からサブタスクや依存関係を細かく作りすぎる必要はありません。

小さな会社のプロジェクト管理では、まず次の5つが入っていれば十分です。

最初に必要なもの	理由
担当者	誰が動くかを明確にする
確認者	完了判定で止まらないようにする
期限	放置を見つける
完了条件	終わったつもりを防ぐ
関連プロジェクト	案件全体とつなげる

ビューは「きれいに見える」より「毎週見る」で作る

テンプレートには、見栄えのよいダッシュボードが付いていることがあります。

ただ、業務で重要なのは、きれいな画面ではありません。毎日、毎週、実際に見るビューがあることです。

最初に作るビューは、次の5つです。

ビュー	対象DB	見る人	目的
自分のタスク	タスクDB	担当者	今日やる作業を見る
期限超過	タスクDB	担当者、責任者	放置された作業を見る
確認待ち	タスクDB	確認者、責任者	確認で止まっている作業を見る
進行中プロジェクト	プロジェクトDB	マネージャー	案件全体の状態を見る
週次レビュー	プロジェクトDB、タスクDB	チーム	保留、未決、期限超過だけを見る

テンプレートにカンバンやタイムラインがある場合でも、そのまま使うとは限りません。

カンバンはステータスごとの滞留を見るのに向いています。タイムラインは期間や依存関係を見るのに向いています。カレンダーは期限や会議予定を見るのに向いています。

ビューは、用途ごとに分けます。

ビュー形式	向いている用途
テーブル	一覧確認、プロパティ編集
ボード	ステータス別の滞留確認
タイムライン	期間、工程、依存関係の確認
カレンダー	期限、予定、レビュー日の確認
ギャラリー	資料や制作物のプレビュー

テンプレートのビューを増やすより、週次レビューで本当に見るビューを固定する 方が、運用は安定します。

議事録と決定事項につなげる

プロジェクト管理テンプレートに足りないことが多いのは、会議後の処理です。

会議で決まったことが、議事録本文にだけ残っている。対応事項がチェックボックスにだけ残っている。これだと、プロジェクト管理にはつながりません。

Notionでプロジェクト管理を業務化するなら、議事録DBと決定事項DBへ接続します。

会議で出るもの	接続先	理由
対応事項	タスクDB	担当者、期限、ステータスで追う
合意・承認	決定事項DB	後から判断根拠として参照する
未決事項	プロジェクトDB、タスクDB	次回レビューで確認する
顧客要望	プロジェクトDB、顧客DB	案件単位で残す

議事録自体の作り方は、別記事で詳しく整理しています。

Notion議事録の作り方

テンプレートを選ぶときは、議事録や決定事項とつなぎやすいかを見てください。

タスクDBだけが立派でも、会議から生まれたタスクが切り出せないなら、実務では使いにくいです。

権限と外部共有を最初に分ける

プロジェクト管理テンプレートを顧客案件で使う場合、権限設計は後回しにしない方がよいです。

Notion公式ヘルプでは、ページごとにユーザーやグループへ権限を設定でき、フルアクセス、編集、コメント、読み取りなどの権限レベルを選べると説明されています。

Notion公式ガイド：共有設定について

業務用にするなら、次のように分けます。

ページ	見せる相手	置く情報
顧客共有ページ	顧客、外部パートナー	スケジュール、確認依頼、納品物、確定議事録
社内管理ページ	社内メンバー	原価、懸念、社内判断、作業メモ
機密ページ	経営、責任者	契約、評価、採算、トラブル対応

テンプレートを複製した直後は、すべてが同じ場所に入っていることがあります。

そのまま顧客を招待すると、社内メモや未確定の論点まで見えてしまう可能性があります。共有前に、外部に見せるページと社内だけのページを分けます。

特に、コメント権限と編集権限は分けてください。

顧客にはコメントだけを許可し、タスクDBや決定事項DBの編集は社内で管理する方が事故が少ないです。

通知はテンプレート任せにしない

テンプレートに通知やオートメーションが入っている場合もあります。

Notion公式ヘルプでは、データベースオートメーションで、ページ追加やプロパティ変更をきっかけにアクションを起こし、Slack通知などにも使えると説明されています。

ただし、通知は多ければよいわけではありません。

プロジェクト管理で通知するべきものは、行動が必要なものだけです。

通知するもの	通知先	理由
確認待ちタスク	確認者	完了判定を止めない
期限前タスク	担当者	忘れを防ぐ
期限超過タスク	担当者、責任者	放置を見つける
週次レビュー対象	チームチャンネル	会議で見る

すべての更新をSlackに流すと、誰も見なくなります。

テンプレートに通知がある場合も、自社の運用に合わせて消すもの、残すもの、追加するものを決めます。

Notion AIはテンプレートの穴を埋める道具ではない

Notion AIを使えば、プロジェクト概要の下書き、議事録要約、対応事項の抽出、リスク候補の整理などができます。

これは便利です。

ただし、AIがあるからテンプレート設計が雑でよい、という話ではありません。

AIが対応事項を抽出しても、タスクDBに担当者、期限、完了条件、関連プロジェクトがなければ、実行管理には乗りません。

AIに任せてよいこと	人間が決めること
議事録の要約候補	正式な決定事項かどうか
対応事項の候補抽出	担当者、期限、完了条件
リスク候補の列挙	管理対象にするリスク
プロジェクト概要の下書き	スコープ、責任者、顧客への約束

AIはテンプレートの不足を自動で解決するものではなく、整理の下書きを出す補助役 と考えるのが安全です。

専用PMツールへ移す判断

Notionのプロジェクト管理テンプレートを、ずっと使い続ける必要はありません。

次の状態になったら、専用ツールへ切り出すことを検討します。

状態	検討するツール
開発タスク、バグ、リリース管理が中心	Jira、GitHub Issues、Backlog
工数、依存関係、承認フローが重い	Backlog、Asana、Teamworkなど
顧客ごとの権限や申請が重要	kintone、Power Apps、専用Webアプリ
商談、契約、請求までつなげたい	CRM、SFA、会計システム
社外ユーザーが頻繁に入力する	フォーム、ポータル、顧客向けWebアプリ

Notionをやめる必要はありません。

Notionには、プロジェクト概要、議事録、決定事項、ナレッジを残し、タスク実行や承認だけを外部ツールへ渡す設計もあります。

大事なのは、Notionで粘ることではなく、業務が見える状態を保つことです。

1週間でテンプレートを業務用に直す手順

最後に、テンプレートを複製してから1週間で業務用に直す手順をまとめます。

日程	やること
1日目	テンプレートを複製し、DB構成とプロパティを棚卸しする
2日目	プロジェクトDBとタスクDBを分けるか判断する
3日目	担当者、確認者、期限、完了条件、発生元を追加する
4日目	自分のタスク、期限超過、確認待ち、週次レビューのビューを作る
5日目	議事録DB、決定事項DBとリレーションする
6日目	顧客共有用ページと社内管理ページを分ける
7日目	通知、週次レビュー、外部ツールへ移す条件を決める

この時点で、既存プロジェクトを3件だけ入れて試します。

全案件を一気に移す必要はありません。まず、会議からタスクが切り出せるか、期限超過が見えるか、確認待ちが止まらないかを見ます。

まとめ

Notionプロジェクト管理テンプレートは、探せばいくらでも見つかります。

しかし、業務で使うなら、テンプレートを選ぶだけでは足りません。

見るべきなのは、次の点です。

• プロジェクトDBとタスクDBが分かれているか
• 担当者、確認者、期限、完了条件が入っているか
• 議事録DB、決定事項DBとつなげられるか
• 自分のタスク、期限超過、確認待ち、週次レビューのビューがあるか
• 顧客共有ページと社内管理ページを分けられるか
• 通知が行動の必要なものだけに絞られているか
• Notionで続ける範囲と、専用ツールへ移す範囲が決まっているか

テンプレートは、きれいな画面を早く作るためのものではありません。

自社の案件、会議、タスク、確認フローをNotion上に再現するための素材です。複製して終わらせず、DB、ビュー、権限、レビュー運用まで直して初めて、プロジェクト管理として機能します。